ICカードの勤怠管理の問題点とは？
気になるメリット・デメリットも解説

紙の打刻型タイムカードとICカードによる勤怠管理の違い

従業員の勤怠管理には紙のタイムカードを使うことが一般的でした。
打刻型タイムカード方式とICカード方式では、打刻方式や給与計算の方法に大きな違いがあります。
打刻型タイムカード方式は、従業員が出勤時と退勤時にタイムレコーダーに紙のタイムカードを差し込み、時間を打刻させる仕組みです。勤怠の締め日になると、担当者が全従業員のタイムカードを回収して打刻時間から勤務時間を集計し、給与計算を行います。
ICカードによる勤怠管理は、専用のカードリーダーで従業員のICカードに記録された情報を読み取り、従業員の出勤・退勤時間を登録する仕組みです。
給与を計算する際は、システムに蓄積されたデータがそのまま活用できます。

勤怠管理で使われるICカードのタイムカードの種類

ICカードとはIC（集積回路）を搭載しているカードを指し、大きく接触型と非接触型の2種類があります。勤怠管理システムには、どちらのタイプも利用可能です。ここでは、接触型と非接触型のそれぞれの特徴を解説します。

1.接触型ICカード

接触型ICカードは、内部に電極とICチップが埋め込まれている点が特徴です。
情報を読み取るためには、ICチップ部分をカードリーダーと接触させる必要があります。
その分、安定した通信が可能です。勤怠管理システムで利用する際も、ICカードを専用カードリーダーにしっかり差し込まなければならず、不正な打刻が起こりにくいというメリットがあります。

2.非接触型ICカード

非接触型ICカードは、内部にICチップとアンテナコイルが埋め込まれている点が大きな特徴です。
カード内部に張られたアンテナコイルによって発生する電波によって情報を通信します。
そのため、カードリーダーにICカードを接触させる必要がありません。
勤怠管理システムでも、ICカードをカードリーダーにかざすだけで時間を打刻することができです。
日常生活で使用する機会が多い電子マネーや交通系ICカードも、非接触型ICカード方式にあたります。

ICカードで勤怠管理をするメリット

ICカードによる勤怠管理には、いくつかのメリットがあります。ここでは、主なメリットを3つ紹介します。

1.誰でもすぐに使いやすい

ICカードによる勤怠管理を導入する大きなメリットとして、誰でもすぐに使えて操作がやさしい点が挙げられます。
基本的に、従業員がICカードをカードリーダーにかざすか、差し込むかをするだけで時間が打刻され、難しい操作や面倒な入力作業は一切ありません。
従業員がもともと所有しているICカードを登録するだけで良いため、企業としても新しいICカードを用意する手間が省けます。
これまで紙のタイムカードを使って管理していた企業でも、ICカード方式であれば従業員も受け入れやすく、特に研修や教育をしなくてもスムーズに切り替えられる可能性が高いでしょう。

2.コストカットにつながる

コストカットにつながる点も、ICカードによる勤怠管理を取り入れるメリットの1つです。
一般に、新しいシステムを導入する際はなにかと費用がかかります。
しかし、ICカードよる勤怠管理であれば、従業員がすでに持っているICカードがそのまま使えるため、余分なコストが発生しません。
さらに、ICに切り替えれば紙のタイムカードを準備しなくてよくなるため、その分の費用や手間もカットできます。

3.勤怠管理が簡単になり業務の効率化が見込める

従業員の勤務時間の算出が容易になる点も、企業にとってメリットです。
紙のタイムカードの場合、担当者は従業員一人ひとりの出退勤時間を確認し、勤務時間を算出しなければなりません。
一方、ICカードによる勤怠管理であれば、従業員の出退勤時間はシステムに自動的に登録されて計算されるため、手作業による勤務時間の集計業務は不要です。
紙のタイムカードのような登録の手間が不要になり、給与計算がスムーズにできるので、業務の大幅な効率化が見込めるでしょう。
リアルタイムで労働時間が簡単に把握でき、従業員の労務管理もしやすくなります。

ICカードで勤怠管理をするデメリット

メリット面にばかり目が行きがちですが、ICカードによる勤怠管理にはいくつかデメリットもあります。導入にあたっては、メリットだけでなくデメリットについても把握し、慎重に検討することが大切です。ここでは、具体的なデメリットを4つ紹介します。

1.打刻の漏れや不正のリスクがある

紙のタイムカードと同じように、ICカードによる勤怠管理では、従業員がうっかり忘れて打刻漏れが起きる可能性があります。
特に、ICカードは手軽に打刻できるだけに、忘れてしまいやすいでしょう。
そのため、打刻漏れが起きないように何らかの対策を講じることが必要です。
たとえば、「リーダーや管理者が週に1回確認する」「従業員同士で声かけを行う」「朝礼時に打刻を忘れていないか問いかける」といった方法が考えられるでしょう。

また、ICカードの貸し借りによる不正打刻が起きる恐れもあります。
たとえば、自分のICカードを事前に同僚や後輩に預け、実際には出勤していないのに代理で打刻してもらうケースなどです。
ICカードの読み取りにはパスワードの入力や本人確認が要らないため、代理打刻が発生しても周囲はなかなか気づけません。

2.導入のコストがかかる

ICカードによる勤怠管理にはカードリーダーの購入が不可欠なため、導入時には一定の費用がかかります。
従業員が個人で所有しているICカードを使うのではなく、新たに導入する場合は、その分の費用も必要です。
小規模企業であれば、場合によっては初期にかかる費用が割高になる恐れがあるでしょう。
将来的な利用状況や運用後のコスト削減効果をよく考慮したうえで、導入するかどうかを決めることが大切です。

3.ICカードを紛失する可能性がある

ICカードは、従業員が各自で管理する点が、タイムカードと大きく異なります。タイムカードは、全従業の分がカードラックなどに入れられてタイムレコーダーの近くに置かれていることが一般的です。
そのため、タイムカードを紛失するリスクはそれほど高くありません。一方、ICカードは従業員が持ち歩くケースが多いため、日常生活のどこかでうっかり紛失することもありえます。
ICカードを再発行する場合は、時間や費用がかかります。
従業員に対しては、折に触れて勤怠管理に使っているICカードを紛失しないように注意喚起するなどの対策が必要です。

また、システムに登録した出退勤時間データがトラブルによって消える可能性もゼロではありません。
バックアップを取っていない限り、電子データが1度消えてしまうと復活は困難です。
ICカードによる勤怠管理システムを導入するのであれば、定期的にバックアップを取る体制を整える必要があるでしょう。

4.情報漏えいに備えてセキュリティ対策が必要になる

従業員の勤怠情報は、大切な個人情報です。取り扱いには慎重さが求められ、万が一にも漏えいすることがあってはいけません。
特に、交通系ICカードにはクレジットカード機能が付随しているものがあります。
従業員が個人で所有する交通系ICカードを利用する場合、勤怠情報に加えてクレジットカードの情報も取り扱うことになるため、細心の注意が必要です。
出退勤データを管理しているパソコンには厳重なセキュリティ対策を施し、ウィルス感染などが起きないように注意しましょう。

ICカード以外でおすすめの勤怠管理方法とは？

ICカードによる勤怠管理には複数のデメリットがあるため、運用面で不安を感じる担当者もいるでしょう。
その場合は、ほかの勤怠管理方法を検討するのがおすすめです。
たとえば、出退勤システムによっては、出退勤時間を打刻する際にパスコード・暗証番号の入力や生体認証が必要なものもあります。
パスコード・暗唱番号はあらかじめ設定した番号を入力する方法で、生体認証は指紋や顔といった個人が持つ生体的な特徴を利用して認証を行う方法です。

生体認証は他人になりすますことが困難なため、不正打刻の防止に高い効果を発揮します。セキュリティの高さも評価されている方法です。

ICカードの課題を解決！勤怠管理ならスマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、ICカードによる勤怠管理の課題面を解決したクラウド勤怠管理システムです。
勤怠管理機能のほかに、給与計算や休暇管理、シフト管理、日報やプロジェクト管理など豊富な機能を兼ね備え、従業員を一元管理できます。勤怠管理機能のみ利用したい場合もあるでしょう。
その場合、従業員が30名までであれば、無料でシステムをご利用いただけます。
クラウドを利用しているため、従業員がどこにいてもタブレットやスマホを通して打刻でき、正確な勤怠管理が可能です。GPSで従業員の位置情報も記録できるため、不正防止にも役立ちます。

撮影モードにすれば勤怠打刻時に顔撮影による本人確認ができ、なりすましなどの不正の防止に高い効果を発揮するでしょう。
また、スマレジ・タイムカードには「笑顔認証」機能が搭載されています。
これは、打刻時に従業員が笑顔を3秒キープすると、自動的に撮影される機能です。
従業員が出勤時に笑顔を浮かべる習慣がつき、社内や店内に明るい雰囲気をもたらします。外部の給与計算サービスを利用している場合は、システムの連携も可能です。
スマレジ・タイムカードで記録した勤怠情報を自動的に転送できるため、給与計算や振り込みが簡単に行えるようになります。

パスコード入力を義務付けることもでき、顔認証機能も設定すれば、不正打刻やセキュリティ対策に効果的です。
カードを使用しないため紛失リスクもなく、安価なプランの利用で導入コストが低く抑えられます。
スマレジ・タイムカードなら、ICカード方式が抱えるさまざまな課題が解消できるでしょう。

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