出勤簿の様式や書式まとめ
より簡単に
作成できるようになる！

出勤簿の対象者

出勤簿の対象者は、基本的にはすべての従業員です。雇用している従業員であれば、正社員やアルバイト、パートなど雇用形態は関係ありません。

したがって、雇用契約を結んでいる従業員はすべて出勤簿で管理しましょう。

ただし、役員は労働者に該当しないため、管理職に就いている人は出勤簿で勤怠管理をする必要がありません。役員は労働基準法と就業規則が適用されないことを覚えておきましょう。

出勤簿に記載するべき項目

出勤簿に記載するべき項目は決められています。必ず記載しなければならない項目は以下の通りです。

• 労働者の出勤日と労働日数
• 労働者の出社時刻と退社時刻
• 日別の労働時間数
• 時間外労働日
• 時間外労働をした時間と時間外労働時間数
• 休日労働を行った日付
• 休日労働をした時間と休日労働時間数
• 深夜労働（22時から翌5時）を行った日付
• 深夜労働時間と時間数

なお、時間外労働時間は、1日で8時間もしくは1週間で40時間を超えて働いた部分の時間で、休日労働時間は、1週間に1日、もしくは4週間に4日以上取得しなければならない休日に働いた時間のことです。

出勤簿は従業員がいつ、どのくらい労働したかを記録するものなので、労働日と労働時刻、労働時間の三点を必ず記載する必要があります。また、労働に見合った給与を計算するために、時間外労働や休日労働、深夜労働を徹底して記録しておきましょう。

出勤簿の形式

出勤簿の形式はさまざまで、主に手書きとエクセル、勤怠管理システムの三パターンがあります。

各手段のメリット・デメリットについて説明するので、自分に一番マッチしている方法で出勤簿を作ってみましょう。

手書き

白紙の用紙に自分で出勤簿の枠を作り、項目ごとに手書きで記入する方法です。

手書きのメリットは、自分のイメージしたとおりに作成できる点で、パソコンが苦手な人でもペンと定規があれば簡単に作業を進められます。

一方で、勤務状況を自己申告に頼らざるを得なくなるので、不正が発生しやすい点は注意しなければなりません。また、手作業で出勤簿を作るため、いくら慣れていても時間と手間がかかる点も大きなデメリットです。

エクセル

出勤簿をエクセルで作ることも可能です。出勤簿の枠を作り、計算式を設定すれば、従業員の出勤時刻と退勤時刻を入力するだけで、自動で労働時間が計算されます。

エクセルさえパソコンにインストールされていれば、無料で出勤簿を作成できる点が魅力です。また、無料のテンプレートを活用すれば、出勤簿を作成する手間も省けます

しかし、手書きと同様に従業員の不正申告は要注意で、入力ミスにも気を付けなければなりません。入力ミスが発生すれば、自然と誤った結果が算出されます。特に出勤簿と給与計算を連動する場合は、正確な給与計算ができなくなるため細心の注意を払いましょう。

勤怠管理システム

効率よく出勤簿を管理したい方には、勤怠管理システムが効果的です。勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間を管理するためのシステムで、このシステムを活用すれば、打刻機能によって正確な勤務状況を把握できます。

打刻方法は、タイムカード式やバーコード式、ICカード式などシステムによってさまざまですが、いずれの場合も不正防止効果が期待できるでしょう。ただし、大きなメリットがある反面、導入コストが発生する点はデメリットといえます。また、導入までに時間がかかるので、スケジュールを立てて、計画的に手続きを進める必要があるでしょう。

無料でダウンロードできる！出勤簿の様式とおすすめテンプレート

引用： 厚生労働省「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう 」

出勤簿の様式は特に指定されていないので自由に作成できますが、初めて作る方で完成形をイメージできない場合は、以下の様式を参考にしてみてください。

引用： 厚生労働省「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう 」

出勤簿に記載するべき項目で紹介しましたが、出勤日や労働日数、始業・終業時刻は必ず設けましょう。また、上図のように、時間外労働日や時間外労働時間数が分かるようにしておくと、給与計算がスムーズになります。さらに、休日労働日や年休取得日も分かりやすくするために、備考欄を設けておくと便利です。

最後に、無料でダウンロードできるおすすめの出勤簿のテンプレートを紹介します。今回は三つのテンプレートを用意したので、エクセルで出勤簿を作りたい方は参考にしてみてください。

入力が簡単な出勤簿のテンプレート一覧

入力が簡単な出勤簿は、bizoceanというサイトでダウンロードできます。特におすすめのテンプレートは以下の三つです。

• 出勤簿22（１枚６ヵ月分）
• 出勤簿04（勤務時間記録表）
• 出勤簿20（１枚１ヵ月分）

使いやすいと思ったテンプレートを利用してみてください。

出勤簿22（１枚６ヵ月分）

出勤簿22（1枚6ヵ月分）は、勤務時間が予め決まっている正社員を管理したい事業者向けのテンプレートです。

1か月の日付が既に記載されており、出勤日に押印やサインをする様式になっています。シンプルな出勤簿を使いたい方におすすめです。

出勤簿04（勤務時間記録表）

出勤簿04（勤務時間記録表）は、出退勤時刻を細かく記録できる様式になっており、実労働時間を正確に管理できます。

そのため、アルバイトやパートなど、労働時間が異なる従業員を管理するのにおすすめのテンプレートです。年休取得日や欠勤日、遅刻・早退日を把握しやすい点も魅力といえるでしょう。

出勤簿20（１枚１ヵ月分）

出勤簿20（1枚1ヵ月分）は、シンプルなデザインですが、出勤日や休日労働日、深夜労働時間など必要な項目を記録できるテンプレートです。

出退勤時刻を記録する項目がないため、このテンプレートも正社員を管理する事業者向けといえます。見やすいデザインかつ、記録情報の多いテンプレートを使いたい方におすすめです。