勤怠報告はなぜ大切？
把握すべき項目と
適切な報告方法について
適切に勤怠管理するためには、従業員からの正確な勤怠報告が重要になります。
従業員にその重要性を知ってもらうためにも、どういった項目を把握しなければならないのか、
どのような報告方法があるのかなどを、勤怠管理の担当者は知っておかなければなりません。
このページでは、勤怠管理の重要ポイントになる勤怠報告について、把握しておく必要がある項目や適切な報告方法について解説します。
そもそも勤怠報告とは？
「勤怠」とは、従業員の勤務状況を指します。
たとえば、出退勤時間、労働時間、休憩時間、休暇の取得状況などです。
勤怠報告は欠勤・遅刻する場合の連絡、出退勤の報告などをすることで、勤務状況の共有ができます。
勤怠報告が大切な理由は？
勤怠報告がなぜ重要なのか、その理由について2つ解説します。
労働時間を把握するため
働き方改革の一環として、企業は労働時間の把握が義務化されました。事業者は、タイムカードやパソコン上での記録、勤怠管理システムなど客観的な方法で従業員の労働時間を把握しなければなりません。また、記録は3年間保存する義務があります。労働時間把握の義務化は大企業が先に行われ、2020年から中小企業でも本格的に取り入れられました。義務化され法的なルールとなっているため、企業が必ず守らなければならないことです。
日本はストレス社会といわれているほどストレスフルな社会人が多く、それが離職率の高さにもつながっています。同時に、過労やストレスによる精神的・肉体的な体調不良による休職者も少なくありません。厚生労働省の令和3（2021）年「労働安全衛生調査（実態調査）」によると、メンタルヘルスの不調で1カ月以上休職した従業員がいる企業は平均0.5％、退職した者は平均0.2％でした。労働時間把握の義務化はこうした状況を改善することも目的のひとつになっています。労働時間の把握は、残業代などを含む給与計算のために必須です。また、社員にとっても、自分が働いた時間を正確に知ることで仕事に対するモチベーションアップにつながります。
過重労働を防ぐため
労働基準法によって1日8時間以上の労働、1週間で40時間を超える労働は原則として認められていません。労働基準法を違反した場合の罰則は、軽いものから、30万円以下の罰金、6カ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金、1年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金、1年以上10年以下の懲役もしくは20万円以上300万円以下の罰金となっています。
通常は、まず行われるのが労働基準監督官による調査。この際、調査を拒否した場合には30万円以下の罰金が科せられます。調査の結果、労働基準法に違反していることがわかれば労働時間などの改善をするように是正勧告が行われるので、指導に従って改善しなければなりません。このように、労働基準法違反には軽くても30万円以下の罰金の支払いが命じられるうえ、企業イメージが損なわれるリスクがあります。
勤怠報告で管理すべき内容
勤怠報告では出退勤時刻や休憩時間、労働時間は必須項目です。労働時間は、細かな分単位で記録するようにと決められています。そのため、大体何分頃といった大雑把な記録方法は認められていません。ちなみに、労働時間と就労時間は異なるので、従業員にもその点をきちんと把握してもらう必要があります。就労時間は仕事開始～終わりまでの時間、労働時間は就労時間から休憩時間を抜いた時間です。
ほかには、時間外労働、深夜労働、休日労働など残業や休日出勤の時間も正確に記録する必要があります。自社で決めた労働時間を超えた場合の所定労働時間外、法で決められている労働時間を超えた場合の法定時間外についてもしっかり分けておきましょう。勤務日数や欠勤日数、有給日数、遅刻・早退の回数や時間なども管理しなければならない項目です。時間外労働、深夜労働などは割増賃金となるため、給与計算のためにも正確に把握する必要があります。
勤怠報告をする方法
それぞれのメリットとデメリット
勤怠報告といっても、方法はさまざまです。
こちらでは、それぞれの方法についてメリットやデメリットも含めて解説します。
タイムカード
比較的歴史が古いのはタイムカードによる管理方法です。世界で初めてタイムカードが登場したのは19世紀後半、日本では1931年に開発されました。タイムカードは導入コストが安く、カードをタイムレコーダーに通すだけで簡単に打刻できます。アナログ式なので、年齢を問わず取り入れやすいのがメリットです。一方で、誰でも打刻できることから不正打刻が起こりやすい点や打刻時間の確認後に担当者がパソコンに入力することが必要な点がデメリットになります。
Excelや紙の出勤簿
Excelや紙の出勤簿を使用する記録方法は手軽に導入しやすく、コストがほとんどかかりません。コスト面を考えるのであれば、導入しやすい方法といえます。ただ、手作業による入力なので集計ミスが生じやすいですし、自己申告制であるがゆえに不正申告が起こる可能性もまったくないとはいえないでしょう。また、改正労働安全衛生法では労働時間の客観的な把握が義務づけられています。2017年1月に厚生労働省が発表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によると、Excelや紙の出勤簿など従業員による自己申告制は推奨されていません。
メール
テレワークを導入した企業ではタイムカードによる打刻はできません。その代わりとして導入されているのが、メールによる勤怠報告です。メールは仕事やプライベートで使用されることが多く、使い慣れたツールで手軽に利用できます。また、声が出せないほど体調不良のときでも、欠勤などの連絡が可能です。ただ、会社内でのメールとはいえ、定型文の挿入などメール作成に手間がかかってしまいます。また、読む側も全社員分となれば、それだけで時間がかかるのがデメリットです。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、さまざまな企業から注目されつつある勤怠報告方法です。打刻はパソコン、スマホから場所を選ばずにできるため、リモートワークにも対応できます。クラウド型、オンプレミス型、タイムレコーダー型など種類も多く、自社に合わせた方法を選択できるのも魅力です。また、打刻した時間が正確に記録されるため、人為的なミスや不正も防止できます。さらに、給与計算ソフトと連携すれば、月末の給与計算時の集計も容易に。ただ、導入時のイニシャルコストや、継続利用するための維持費などがかかる点はデメリットになります。
勤怠報告の方法を
選ぶときのポイント
勤怠報告の方法を選ぶときには、あくまでも客観的に記録できるものにしましょう。前述したように、厚生労働省が示しているガイドラインにも客観的に確認できる方法でということが記載されています。また、従業員と管理者どちらにとっても使いやすいものであることが望まれます。従業員にとっては毎日記録しなければならないものなので、不便な方法では不満やストレスが溜まってしまいます。管理者にとっても選択する勤怠方法によっては業務の効率化になるどころか、手間が増えてしまう結果になりかねません。
ほかには、それぞれの勤怠報告の導入や維持にかかるコストを考慮する必要があるでしょう。その際には、導入したことによるコストと、導入後に削減されるであろうコストを比較すると、自社の状況やニーズに合ったシステムなのかどうかを判断するヒントになります。
勤怠報告を見直して
適切に勤怠管理をしよう！
勤怠報告は正確に給与計算するためにも、過重労働を防ぐためにも重要です。政府が推進する働き方改革においても勤怠管理に関するガイドラインが設けられています。従業員と管理者にとって使いやすい方法、かつコストも考慮した方法が望ましいです。労働基準法に違反すると場合によっては罰金や懲役刑になる可能性もあるため、あらためて勤怠報告の方法を見直して自社に合った方法で適切な勤怠管理を実現しましょう。
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