打刻忘れが起きる原因と
5つの対策！
打刻忘れに対する
正しい対応とは？

対策1
リマインド機能を使う

リマインド機能とは、タイムカードシステムに設定された時間になると、従業員に対して打刻のリマインダーメッセージを自動的に送信する機能です。このリマインド機能を使うことで、従業員の打刻忘れを予防できるでしょう。たとえば、勤務開始時刻や勤務終了時刻の30分前や10分前にリマインダーメッセージが送信されることで、従業員は忙しいときや疲れているときといった打刻を忘れやすい状況でも、打刻を思い出すことができます。

リマインド機能を使うには、専用のカレンダーツールやアプリケーションなどを利用するとよいでしょう。また、社内で導入しているチャットツールのリマインド機能を使う方法もあります。そのほか、業務で使うパソコンにあらかじめリマインダーを設定しておくのもおすすめです。

対策2
見える場所に注意書きを掲示する

ロッカーやパソコン、壁などの目につく場所に、打刻を喚起する注意書きを貼りましょう。勤務開始前には必ずタイムカードを打刻すること、勤務終了後にも必ずタイムカードを打刻すること、打刻ミスがあった場合は直ちに修正することなどです。このような注意書きを掲示することで従業員に打刻ルールを再確認してもらい、打刻忘れや打刻ミスを減らすことができます。また、仕事が忙しくても常に打刻することに注意を払ってくれるようになります。「打刻忘れない！」「出退勤時には必ず打刻！」など、強めのメッセージにするとより効果的です。

対策3
互いに声掛けをし合う

出勤時や退勤時に互いに声掛けをし合うことで打刻忘れを予防できます。社員同士で声掛けをし合うことは、打刻に関する一人ひとりの意識の向上につながるからです。打刻ルールの再確認にもなるでしょう。さらに、声掛けは従業員同士によるコミュニケーション活性化にもつながります。その結果、チームワークや協調性が向上し、より働きやすい職場環境を作ることができるでしょう。ただし、声掛けをする際には、相手に対して威圧的な態度をとらないように注意することが大切です。職場の環境として互いに声掛けし合うことが難しいような場合には、朝礼などの場で打刻を呼び掛けるのもよいでしょう。

対策4
打刻を確認する責任者を決める

タイムカードの打刻を確認する責任者を決めて、本人と責任者でダブルチェックする仕組みを作るのもひとつの方法です。そうすることで、より徹底したチェックが行えるでしょう。従業員が勤務時間の記録に迷った場合には責任者に相談できるようになることも大きなメリットです。また、責任者を固定ではなく当番制にすれば、社内全体での意識向上につながります。打刻忘れがあった場合にはその都度責任者から差し戻しをするようにしておけば、労務担当者は月末の集計作業での負担が軽くなるでしょう。

対策5
打刻しやすいシステムを導入する

従業員の意識改革も大切ですが、従業員が打刻しやすいようなシステムを導入することも大切です。手軽で簡単に打刻できるシステムを導入すれば、従業員がつい打刻を後回しにしてしまうようなことも防げるでしょう。たとえば、会社用のパソコンを起動させたり、タイムレコーダーにカードをかざしたりするだけで打刻できるシステムがあります。また、スマートフォンやタブレットで打刻できるシステムもあります。そのように簡単に打刻できるシステムを導入すれば、打刻の手間を大きく省けるでしょう。さらに、これらのスマートなシステムはシステム上で勤務時間を自動で計算してくれるものも多いので、給与計算業務の効率化にもつながります。

そのほか、個人のパソコンやスマートフォンから打刻できるオンラインの打刻システムやICカード式の打刻システムであれば、直行直帰や在宅勤務などにも対応できるでしょう。打刻忘れが発生した際にアラートメールを送信して注意を促すこともできます。