会社都合でシフト変更はできる？
変更する場合に知っておきたい注意点とは

会社都合のシフト変更で休業手当が必要になることもある！

会社都合でシフト変更した際には、休業手当が必要になる場合があります。ここでは、休業手当が必要になる条件とは何か、いくら支払わなければならないのかについて解説します。併せて、休業手当が不要になる条件もみていきましょう。

1.休業手当が必要なケース

会社側の都合で労働者を休ませる場合には、休業手当の支払いが必要です。
会社側の都合とは、地震や洪水などの天災事変のように、やむをえない事情を除いたすべての理由です。
例えば、「店舗の火災によって一時休業する」「経営難に陥ったため、業務量を減らしたい」「スタッフの勤務態度が気に入らない」などの理由は、すべて会社都合とみなされます。
会社都合で休ませたい場合には、まず労働者とよく話し合い、合意を得たうえで、休業手当を与えて休んでもらいましょう。

2.休業手当が必要な場合の計算方法

会社都合で労働者を休ませる際は、労働基準法26条により、平均賃金の6割以上を支払わなければなりません。
休業手当の金額は「休業手当＝平均賃金×0.6以上×休業日数」で求められます。
平均賃金の計算式は、「平均賃金＝算定期間中の賃金総額÷3カ月間の総日数」です。
算定期間中の賃金総額は、算定すべき事由の発生した日、すなわち休業日の前日から3カ月間となります。
ただし、賃金締切日を設けている場合は、直前の賃金締切日から3カ月で計算されます。
この際、業務上の病気やケガ、産前産後、会社都合の休業期間、育児・介護休業期間、試用期間の日数と賃金は除きましょう。

平均賃金の6割というのは、あくまで最低の割合です。厚生労働省は就業規則などによって、6割を超える休業手当を支払うのが望ましいとしています。
また、使用者自身の故意や過失などによって、休業させることになった場合は、民法第536条第2項によって賃金の全額を支払わなければなりません。

3.休業手当が不要なケース

休業手当が不要なケースは、休業の原因が不可抗力によるもので、回避できない場合です。
具体的には地震、台風、洪水などの自然災害や、計画停電、テロやパンデミックによる非常事態宣言などです。
要するに、企業側に負わせる責任が全くない場合には、突然休業させたとしても、休業手当の支払い義務がありません。
では、感染症拡大の影響により、事業縮小が余儀なくされたようなケースはどのように扱われるのでしょうか。
新型コロナウイルスによる緊急事態宣言の際は、休業手当が必要なケースと、不要なケースに分かれました。

例えば、テレワークによる在宅勤務によって事業続行ができた場合には、企業努力によって労働者の休業が回避できるとされて、支払い義務が生じました。
一方、対面営業が必須であり、行政から休業を要請されたような場合には、休業手当が不要と判断されています。
法律上、不可抗力とは「外部要因であること」「経営者が最大の注意を尽くしても避けられなかった」の2つが条件ですが、これらを満たすかどうかの判断が難しいケースがあるのです。

会社都合でシフト変更しなければならないときの対処法

ここでは、会社都合でシフト変更しなければならないときの対処法を手順に沿って解説します。

1.スタッフに事情を説明して合意を得る

会社都合でシフト変更するために、まず必要になるのは労働者との合意です。
合意を得られていないのにシフト変更してしまえば、違法行為になってしまいます。合意を得る際には、いきなり条件を突き付けてもスタッフは困惑してしまいます。
そのため、はじめに事情を丁寧に説明して納得してもらうことが必要です。
例えば、経営難が原因であれば、正直に現状を打ち明けて、スタッフに協力してもらうとよいかもしれません。
適切な方法は置かれた状況によって異なるため、その都度判断していきましょう。

合意を得やすくするには、休業による負担を低減する提案が効果的です。コロナ禍においては、休業支援金や給付金申請を活用して従業員の不利益を最小限に抑えた会社が多くありました。

2.できるだけスタッフの都合に合わせて変更する

シフト変更の合意が得られたら、スタッフたちの都合に合わせてシフトを調整していきます。
スタッフごとに事情や希望をヒアリングしていきましょう。スタッフの数が多い場合や複数店舗を一元的に管理している場合は、ヒアリング作業だけでもマネジメント層の負担が大きくなるため、近年ではITツールを活用するのが一般的です。
勤怠管理システムを用いると、ヒアリングとシフト調整を並行的に進められるため、スタッフの要望を満たしやすくなります。
シフト変更はただでさえスタッフにストレスを与えやすいため、複数のスタッフに関わるシフトを調整する際は、なるべく公平な方法を整えておくとよいでしょう。

3.休業手当や割増賃金を正しく計算する

当たり前のことですが、休業手当や割増賃金を正しく計算することが重要です。
シフト変更によって時間外労働や休日労働が発生した場合には、割増賃金を支払う必要があります。
例えば、午後10時から午前5時までの時間帯にシフトした場合には、25%以上の割増賃金（深夜手当）が発生します。割増賃金は正社員、契約社員、パート・アルバイトなど、雇用形態に関係なく発生しますので、抜けがないようにしましょう。
このプロセスにおいては、ITツールなどを利用して、手作業によるミスが発生しないようにするのがポイントです。

変形労働時間制でのシフト変更はできる？

変形労働時間制とは、繁忙期と閑散期によって業務量が変動することに対して、計画的に対応するための制度です。
変形労働時間制は1カ月単位、1年単位、1週間単位、フレックスタイム制度などさまざまな形があります。
しかし、いずれの場合においても、変形労働時間制のシフト変更は原則として認められていません。
ただし、正当な理由があれば変更が可能です。
例えば自然災害によって、どうしても店舗復旧作業を早急にしなければならないような場合には、シフト変更ができます。

変形労働時間制でシフト変更するときに注意したいこと

変形労働時間制でシフト変更する際は、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。2つの重要な注意点を解説します。

1.変形労働時間制が適用されなくなる恐れがある

シフト変更によって、変形労働時間制の条件を満たさなくなる恐れがあります。
変形労働時間制では休日の付与日数や連続労働日数、1日の労働時間の上限など、いろいろな適用条件があります。
これらの条件を満たせず変形労働時間制が適用されなくなると、所定労働時間を超えた分は、すべて時間外労働や休日労働などとみなされるリスクが高まるため注意が必要です。
場合によっては、人件費が予想以上に高くなってしまい、経営に影響が出てしまうかもしれません。
また、会社都合で労働者側の不利益を発生させた際も、変形労働時間制が適用されなくなる可能性があります。

2.シフト変更の履歴を残しておく

シフト変更した際は、必ず履歴を残しておきましょう。適正にシフト変更されていることを、スタッフの求めに応じて説明しなければならないケースがあるからです。
正確に報告できなければ、不信感を招いてしまうでしょう。
万が一、訴訟に発展した場合も、正しいシフト変更をしていた証拠になります。
また、労働基準監督から変形労働時間制の条件を満たしているかについて確認された際も、履歴が証拠になります。
シフト変更の履歴は、電子データで残しておくと、後からファイルを検索で抽出できたり、編集履歴を細かく確認できたりできるので便利です。
紙媒体でシフト管理する方法もありますが、管理が複雑になるうえ、消失リスクも高いためおすすめできません。

スタッフ都合でシフト変更が発生したときの対処法

スタッフ都合によるシフト変更では、法律的な決まりはありません。
自社でルールを決めておき、スムーズに対応できるようにしましょう。
具体的には、希望シフトの申請方法や期限、情報共有の方法、シフト割り当て希望者が割り当て予定人数を超えた場合にどのように人を選ぶか、など細かなところまで決めておきましょう。
仮にこれらのルールを頻繁に破り、一方的にシフト変更を要求してくるスタッフがいる場合には、しっかり注意しておきます。
こうしたスタッフを放置しておくと、他のスタッフから不満が出て、チームワークや生産性が低下してしまいます。

シフト管理や変更には勤怠管理システムが便利！

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間を管理するためのシステムです。
出退勤の打刻、出退勤状況の自動把握、勤務状況の確認などができます。
また、給与ソフトと連携して、労働時間に応じて給与をすばやく正確に行えるのもメリットです。
この勤怠管理システムのなかには、シフト管理・調整機能も備わっているものもあり、面倒な作業を効率化できます。

クラウド勤怠管理システム「タイムカード」では、スタッフの勤怠状況だけでなく、シフトも一元管理できます。
多数のスタッフの希望をクラウド上に収集して、その日の人数過不足を一目で確認しながら調整できるため、バランスの取れたシフト表を簡単に作成可能です。
また、スマレジに記録された売り上げや来店者数を確認しながら、繁忙期や閑散期、繁忙時間に合わせて最適化されたシフトを作成できるため、会社都合のシフト変更を減らせます。