シフト調整に悩んでいる担当者必見！
スムーズにシフトを組む方法とは

スムーズにシフト調整を行うポイント

スムーズなシフト調整は効率的な店舗運営には欠かせません。しかし実際には多くの要素を考慮する必要があり、難しい業務の一つでもあるのです。ここでは、シフト調整をスムーズに行うためのポイントをいくつか紹介します。

1.普段からスタッフとコミュニケーションを取る

シフト管理をスムーズに行うために基礎となるのが、スタッフとの日常的なコミュニケーションです。
管理者とスタッフ間の理解と信頼を深めることで、スタッフ自身の希望やニーズを自由に表現できる環境を作り出します。
また、良好なコミュニケーションを維持することで、突然の欠勤や予期せぬ問題が発生した場合でも、スタッフ間で協力し合う体制を作ることができるでしょう。
逆に、コミュニケーションが不足していると、スタッフは自身の休暇希望などを事前に伝えづらくなり、急な欠勤やシフトの乱れにつながる可能性があります。
日常的なコミュニケーションを通じてスタッフの状況を理解して諸々の問題に早めに対応できるようにすることが、シフト管理を円滑に行う上でとても重要です。

2.早めにシフト希望を出してもらう

スタッフからのシフト希望を早期に収集することは、シフト管理において重要なポイントの一つです。
早期にシフト希望を提出してもらえば、そのぶん早期にスケジューリングを開始することが可能となり、スタッフ全員が自分のスケジュールを早く確認できるため、それに応じて自分の予定を調整することができます。
また、早期にシフトを確定させることで、スタッフはシフト変更希望が生じた場合でも余裕があるため伝えやすく、店舗側も十分な時間を持って対応することが可能です。
このように、早めのシフト希望を出してもらうことで、急な変更があった場合の混乱やスタッフ間の不公平感を減らすことができるでしょう。

3.できるだけ平等にシフトを組む

シフト管理においては、公平性の確保が非常に重要です。
一部のスタッフの希望だけが通ったり、あるいは労働時間や業務負担が偏ったりすることがないように注意を払わなければなりません。
業務負担が不均等になると、一部のスタッフに過度のストレスがかかり、モチベーションやパフォーマンスの低下、さらには離職へとつながる可能性もあります。
また、不公平感はスタッフ間の関係を悪化させ、職場全体の雰囲気に影響を及ぼしかねません。
公平なシフト配分を行い、すべてのスタッフが等しく負担を担うようなシフト作成は簡単ではありませんが、効率的な業務運営と良好な職場環境を維持するために不可欠な要素です。

4.スタッフ間の人間関係を考慮する

スタッフ間の人間関係は、シフト管理を円滑に行う上で考慮すべき重要な要素の一つです。
たとえば、相性が悪いスタッフ同士が同じシフトで働くと、職場内の雰囲気が悪くなるだけでなく、業務効率が低下する可能性があります。
また、人間関係の問題はスタッフのモラルや満足度にも影響を及ぼし、長期的な生産性に悪影響を与える可能性もあるでしょう。
そのため、シフトを組む際にはスタッフ間の人間関係を考慮し、できるだけ円滑なコミュニケーションが取れる組み合わせにすることが重要です。
このようなシフトを作ることで、職場の雰囲気がよくなり、チームワークの強化や業務効率の向上が期待できます。
シフト調整は、ただ単に業務を分担するだけではなく、スタッフ間のチームワークを促進して職場環境を良くも悪くもする重要なツールといえるのです。

シフト調整を行う3つの方法！

シフト調整は、適切な人員配置をすることで業務効率を向上させるために重要なプロセスです。しかし、適切なシフト調整を行うためには具体的にどのような方法を取ればよいのでしょうか。ここでは、その主な方法を3つ紹介します。

1.手書きの表

手書きの表は、シフト調整をするにあたって最もわかりやすい方法の一つです。
この方法の大きな利点としては、特別なツールやシステムの使い方を覚える必要がないことが挙げられます。
誰でも簡単に行うことができるため、その方法を教えたり業務を引き継いだりする際の手間は減るでしょう。
ただし、手書きの表を作成するには時間がかかるという欠点もあります。
また、人によって字の良し悪しが異なるためシフト表が見にくくなる場合もあり、誤読が発生する可能性がある点には注意が必要です。
手書きの表を使用する際には、表を明確で読みやすい形式にするなど、書き方を工夫したほうがよいでしょう。

2.Excel

Excelは、一般的なビジネスツールの中でもとくに広く使用されているものの一つであり、シフト表の作成にも非常に役立ちます。
Excelでは、簡単に表を作成でき、視覚的にも分かりやすいガントチャート式のシフト表も簡単に作成可能です。
手書きよりも見やすく、変更点などの編集も容易であるのは大きなメリットといえます。
ただし、シフトを作成する際の確認事項が多いのは同じです。
また、見やすい表を作成するにはExcelの使い方をある程度理解している必要があり、慣れていなければ作成や印刷などの手間にも時間がかかってしまいます。

3.シフト管理システム

シフト管理システムは、全スタッフのシフト希望などを一括で管理でき、作業時間を大幅に短縮できる方法です。
システムにシフト希望を直接申請してもらうことで、シフト希望を一人一人手作業で回収する手間を省けます。
また、シフト管理システムを使用すると、スタッフの組み合わせや労働時間などにも配慮したシフトを自動的に作成することが可能です。
シフト作成に条件を設定したり、条件に優先順位をつけたりする機能も含まれているため、公平性を保ちつつ効率的なシフト調整を実現できます。
ただし、シフト管理システムを導入するには初期費用や維持費が必要であり、スタッフや管理者が新たなシステムに慣れるまでには時間と研修が必要な場合もあるでしょう。
それでも、その便利さと効率性から、多くの業界でシフト管理システムが導入されています。【シフト管理におすすめ】スマレジ・タイムカードのシフト管理機能

シフト調整ができるシフト管理システムの選び方

シフト管理システムを使用する場合、シフト調整をより効率的に行うためには適切なシステムを選択することが重要です。ここでは、利用するシステムを選ぶ際に考慮すべきいくつかの観点について具体的に解説します。

1.無料と有料の違いを知っておく

無料と有料のシフト管理システムでは、提供される機能やサービスに大きな違いがあります。
無料版のほとんどは、給与システムなど他のシステムとの連携ができなかったり、登録できるスタッフの人数が限られていたりなど、機能に制限があることが多いです。
一方で有料版なら、高度なシフト作成機能を制限なく利用できます。
シフト作成時の条件が多い場合やスタッフ数が多い店舗などでは、有料版の利用が適しているといえるでしょう。
店舗の規模やニーズに合わせて、無料版と有料版のどちらを選ぶべきかを検討することが重要です。

2.自社に合う機能があるか確認する

自社に合う機能がシフト管理システムに備わっているかどうかを確認することも重要なポイントといえます。
自社の業界や業務形態、スタッフのニーズに合ったシステムかどうかなど、その観点はさまざまです。
たとえば、シフトの変動が起こりやすい現場であればシフト調整が必要なときにスタッフにメッセージが送れる機能が、スタッフがスマホを日頃からよく利用する若者が多ければ自分のスマートフォンからシフトの要望を提出できる機能があることで、より柔軟にシフトの調整ができるでしょう。
また、自社で必要な機能だけでなく、将来的に必要となりそうな機能も考慮しておくことがおすすめです。
自社の成長や変化に柔軟に対応できるシフト管理システムを選ぶことで、常に適切なシフトを作成できる環境を整えることができます。

シフト調整をIT化するなら勤怠管理システムがおすすめ！

シフト調整をIT化する場合、単にシフト調整機能だけではなく、ほかの業務も一元管理できるシステムが便利です。
たとえば、クラウド型の勤怠管理システムであるスマレジ・タイムカードは、シフト作成・調整だけでなく、給与計算や勤怠管理なども一括で行えるという特徴があります。
シフト作成もWebアプリケーションから3ステップで簡単に行えるため、特別なスキルは必要ありません。
スタッフのスケジュール調整や変更もスムーズに行うことが可能です。

スタッフは自分のスマートフォンなどからシフトを確認できるため、シフト共有も容易です。
すぐにシフトを確認できれば、確認ミスの防止にもつながるでしょう。
また、スマレジ・タイムカードは労務アラート機能を備えており、労働時間の管理も適切に行うことができます。
スタッフの働き過ぎを防ぎ、法令遵守を意識した労務管理の一環としてもスマレジ・タイムカードは役立つシステムなのです。

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