手作業での勤怠集計や給与計算に限界を感じ初のシステム導入！自動化されたことで、給与計算業務は実質0時間に。

アナログで行っていた勤怠管理を自動化し、手間を削減したい

従来の勤怠管理は、機械に紙のカードを差し込み打刻時間を印字するタイムレコーダーを用いたアナログ運用でした。スタッフの人数も増えてきて、紙から勤怠を集計する作業が大変になり、手間を感じていました。

開業医仲間にお勧めの勤怠管理システムがないか相談してみたところ、「iPadで勤怠管理ができる」とスマレジ・タイムカードを紹介してもらいました。

偶然にも当クリニックで既にPOSレジのスマレジを導入していたため、「既に利用しているPOSレジと同じブランドなので、スムーズに移行できそうだ」と感じたのが導入を検討したきっかけでした。

他にも教えてもらったシステムはありましたが、やはりレジと同じブランドにしてしまったほうが管理が楽だろうと感じたので、スマレジ・タイムカードに決めました。

スムーズに導入・運用でき、40~50代のスタッフも問題なく使いこなせた

勤怠管理のシステム導入に関して、私自身はDX化で業務効率化を図りたいタイプなので、特に不安はありませんでした。

ただ、昔から勤務しているスタッフの中には、レジの精算会計に自動釣銭機を導入したり、勤怠管理を紙の運用からスマレジ・タイムカードでシステム化したりするなど、DX化の流れについていけるか不安を感じるスタッフもいました。

実際、使い始めの頃は出退勤の打刻で写真を撮る際にに変な顔になってしまったりして、顔写真撮影にネガティブな反応を示すスタッフもいましたが、最近は誰かが打刻をするときに後ろに一緒に写ったりして楽しみながら利用してくれています。

当クリニックには40-50代のスタッフが多いのですが、実際導入してみると問題なく利用できているので安心しました。

勤怠管理する私自身は難しいと感じることはなく、導入時に初期設定をビデオ通話で教えてくれる無料オンラインサポートを一回受けた後は、従業員数の変更方法についてメール問い合わせを1回したのみでスムーズに運用することができています。

手書きの給与明細からは卒業！給与明細の作成時間がほぼゼロに！

紙のタイムカードを使用していた時期は、私がスタッフ全員の打刻時間を一つひとつ目視で確認し、勤務時間の集計や給与計算まで、すべて手計算で行っていました。給与明細についても手書きで作成し、封筒に入れて各スタッフにお渡ししていました。

毎月この作業工程が発生するので、時間も要しますし非常に手間に感じていました。
また、当クリニックは15日締め25日支給というサイクルで運営しているため、締め日から支給日までに10日間しかありません。その限られた期間内で紙ベースの記録から時間を集計し、給与を手計算するのは大変な作業でした。

スマレジ・タイムカードの導入後は、これらが全て自動化されて圧倒的に楽になりました。

スマレジ・タイムカードを導入したことで、勤怠は自動で集計されるようになり、給与計算や給与明細の作成も自動化されました。

また、スマレジ・タイムカードに搭載されているWEB給与明細機能（※）を活用し、25日に個人ページで給与明細が公開されるように設定しておくことで、給与明細を作成する必要もなくなりました。

以前は給与計算から明細作成を手作業で行うのに1時間ほど要していましたが、スマレジ・タイムカードの導入で給与明細の作成時間は実質ゼロになりました。（WEB給与明細に関するヘルプサイト）

診察室でスタッフの勤怠状況の確認が可能、有給休暇の申請や管理も簡単に

打刻端末がiPadなのは、場所を取らなくていいですね。
当クリニックではPOSレジ「スマレジ」も導入しているため、1台のiPadでレジシステムと勤怠管理システムを併用しています。

WEBの管理画面には、管理者向けのスタッフの出勤状況を確認できるダッシュボードがあるので、退勤漏れはないかなどを診察室にいながらリアルタイムで確認できるのも安心できるポイントです。

また、スマレジ・タイムカードで休暇管理も一緒にできる点が助かっています。
スタッフからはスマレジ・タイムカード上で有給休暇申請をしてもらい、私が承認するという仕組みで、有給取得日が記録され、有給休暇の残日数を自動管理できるので楽になりました。

デジタルツールの活用で、スタッフや患者様にとってよりよい環境を生み出す

当クリニックでは、勤怠管理にスマレジ・タイムカードを採用したほか、自動釣銭機に対応したPOSレジ スマレジを導入するなど、バックオフィス業務や会計業務のシステム化を図っています。

また、診察における医療機器のDX化も推進しています。現在、一部の検査はまだ紙ベースで運用していますが、今後は検査結果のデータ化など、さらなる効率化を目指しています。

デジタルツールの導入当初、スタッフからは新しいシステムへの不安の声もありましたが、実際に運用してみるとスムーズに活用できています。

作業工数の削減は、スタッフの負担軽減だけでなく、患者様の待ち時間短縮やより患者様に向き合える時間の創出にも繋がります。今後もよりよいクリニック運営ができるよう工夫を重ねていきたいですね。