スマホ・タブレットで勤怠管理ができる！導入メリットや選定ポイントを解説

働き方改革により、正確な労務管理の重要性が高まっています。
しかし、店舗経営の現場ではシフト制や多店舗展開などの影響で、スタッフの勤怠管理に苦労しているケースも多いのではないでしょうか。
スマホ・タブレット型の勤怠管理システムの概要や導入メリット、注意点、さらにシステム選びのポイントを解説します。

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スマホ・タブレット型の
勤怠管理システムとは？

スマホ・タブレット型の勤怠管理システムとは、従来の紙のタイムカードや出勤簿、Excelでの集計などではなく、スマホ・タブレット経由でアプリやブラウザから勤怠管理を行うサービスのことです。端末上で出退勤の打刻やシフト管理、休暇申請、管理者側の承認作業などが可能になり、勤怠管理に必要な情報をシステム上で一元管理できます。タイムカードを作成したり、後日申請書を提出したりする手間を省くことができ、申請者と承認者、そして労務担当者の業務効率化につながります。

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IT製品情報サイト「キーマンズネット」の調査によると、2021年には82.3％の企業が勤怠管理システムを導入していることが分かりました。同年の企業におけるテレワーク実施率も80.4％と、2020年と比べると微減したものの、引き続き高い水準で推移しています。勤怠管理システムの導入が進んでいる背景には、働き方の多様化も大いに影響していると考えられます。

スマホ・タブレットで
勤怠管理を行うメリット

スマホ・タブレットで勤怠管理を行うメリットは、主に次の3つです。

メリット.1
時間や場所にかかわらず利用できる

時間や場所の制約を受けず、どこでも打刻できます。スマホ・タブレットから勤怠管理できれば、外出時や入力を忘れたときにも、わざわざ店舗へ戻って入力する必要がなくなります。取引先からの直帰が可能になれば、外勤の多い営業スタッフの労働時間を大幅に短縮できるでしょう。スマホの勤怠管理システムの中にはGPSに対応しているものもあり、不正打刻の防止に効果的です。GPS付きであれば位置情報も把握できるため、営業に出向かず自宅で打刻する、職場にいる同僚に頼む、などの不正を抑止でき、正確な労働時間を管理できます。外勤スタッフが多い職場の場合は、GPS付きのものを検討するとよいでしょう。勤怠情報がシステム上で一元管理されるため、多店舗展開している場合でも、全スタッフの勤務状況をリアルタイムで管理できます。

メリット.2
業務効率化が図れる

業務効率のアップも見込めます。従来のタイムカード式の場合は、担当者が毎月の入力結果を集計しなくてはなりません。また、手作業では計算ミスや転記ミスなども起こりやすくなります。その点、スマホ・タブレットから入力された勤務状況はシステム上で自動計算されるため手作業で集計する必要がなく、ミスも防げます。勤怠管理業務にかかる工数をカットできるため業務効率化が可能になり、人件費の削減にもつながります。特に、スタッフの数が多い場合には、大幅な効率化が期待できるでしょう。サービスによっては給与計算や経費精算システムなどの外部システムと連携できるものもあり、関連業務の自動化も可能です。

メリット.3
法令を遵守した勤怠管理が可能になる

法令を遵守した勤怠管理が可能になることも重要なメリットです。働き方改革を推進するための法整備によって、残業の上限規制や有給休暇の取得義務化など、適正な勤怠管理が必要不可欠となっています。スマホ・タブレットの勤怠管理システムならリアルタイムで正確な勤務状況を把握できます。また、36協定の上限時間を超える時間外労働など、違反を防ぐアラート機能を備えたものもあるため法令を遵守しやすいのです。オーバーワークになる前に該当するスタッフを休ませることができれば、疲労によるミスも防ぎやすくなるでしょう。サービスによっては法改正に応じてシステムがアップデートされるものもあり、知らずに法律に違反する心配もなくなります。

スマホ・タブレットで
勤怠管理を行う際の注意点

スマホ・タブレットでの勤怠管理には、デメリットといえる点もあるため注意が必要です。まず、スマホやタブレットの機種は多様化しており、性能やスペックもさまざまです。そのため、導入したい勤怠管理システムがスタッフすべての端末に対応可能とは限りません。また、OSのアップデートがあった場合、勤怠管理システムが対応していないと、それ以降で利用できなくなる可能性があります。スタッフ全員に業務用の端末を配布できる職場であれば、この問題は解決できるでしょう。

さらに、職種や勤務形態が多様な場合、就業規則が細分化され、対応する勤怠管理システムがなかなか見つからないケースもあります。運用上の問題に加えて、導入にはコストがかかります。初期費用のほか、スタッフ数や機能に応じた月額料金がかかることが多いため、長期的な視点で費用対効果を計算しておくことが肝心です。

スマホ・タブレット型
勤怠アプリの種類

スマホ・タブレット型勤怠アプリには、大きく分けて3つの種類があります。
それぞれの特徴を押さえ、自社の体質に合ったタイプの導入を検討するとよいでしょう。
ここからは、「タイムレコーダー型」「多機能型」「他業務連携型」の勤怠アプリについて、それぞれの特徴を解説していきます。

種類1
タイムレコーダー型

タイムレコーダー型アプリでは、アプリ自体を打刻機として使うことができ、出退勤のデータをアプリで保存・管理できます。アプリに「出勤」「退勤」のボタンが備え付けてあり、従業員がそれぞれのボタンを押すことで労働時間を管理するシステムです。具体的には、アプリをインストールしたタブレット端末などをオフィスに設置するなどして活用されます。
操作がシンプルで誰でも簡単に使えるので、どんな現場でも導入しやすいのがメリットです。出退勤の管理を効率的に行いたい、勤怠アプリをすぐに導入したい場合はタイムレコーダー型の導入を検討するとよいでしょう。アルバイトの従業員が多い職場や、多数の生徒が出入りする塾などにおすすめのタイプです。

種類2
多機能型

多機能型アプリには、シンプルなタイムレコーダー機能だけでなく、さまざまな機能が搭載されています。例えば、時間外労働のチェック機能やシフト管理機能、打刻忘れの通知機能などがあり、勤怠管理における課題を効率的に解消できます。従業員のスマートフォンやパソコンから打刻できるタイプもあるため、テレワークにおける勤怠管理でも効果を発揮してくれるでしょう。その他、生体認証機能でなりすましを防止できるのもメリットの一つです。従業員の勤務状況を正確に管理し、勤怠管理業務全般を効率的に行いたい場合は多機能型アプリをおすすめします。

種類3
他業務連動型

勤怠管理だけでなく、給与計算やスケジュール管理といった関連業務と連携させながら運用できるのが他業務連動型アプリです。給与計算ソフトと連携させたり、自動的にシステムと連動させたりすることで効率的に業務管理を行えます。バックオフィス業務を効率化したい場合におすすめのタイプです。

スマホ・タブレット型
勤怠管理システムの選び方

スマホ・タブレット型勤怠管理システムを選ぶポイントは、大きく3つあります。

スマホ・タブレット型
勤怠管理システム 3つのポイント

自社の目的に合うものを選ぶ

勤怠管理システムのタイプや機能はさまざまです。まずは勤怠管理システムを導入する目的を明確にし、それに応じたシステムを選びましょう。例えば、タイムカードをデジタル化するだけであれば、シンプルなもので問題ありません。しかし、テレワークを含む複数の勤務形態を管理したい、関連業務の効率化も図りたい場合には、それらに対応する機能が必要になってきます。

費用・コストパフォーマンスで選ぶ

サービスに応じて利用料金が異なるため、コストパフォーマンスの良いものを選ぶことも大事です。シンプルな機能を無料で利用できるサービスもあるので、まずは使い勝手を試してみてもよいでしょう。

実際に使いこなせるものを選ぶ

スタッフのスマホやタブレットのスペック、就業規則や勤務形態、既存の関連システムとの連携可否など、自店舗の現状に即したサービスを選ぶことが重要です。必要に応じてカスタマイズできる場合もありますが、費用が高くなる傾向にあります。使いこなすためには、導入後に十分なサポートを受けられるサービスを選ぶことも大事です。

スマホ・タブレットの
タイムカードの活用事例

ここでは、クラウド勤怠システム「スマレジ・タイムカード」の活用事例を紹介します。

遠距離店舗の状況が確認できる

全国に点在する猫カフェ「ネコリパブリック」では、クラウド勤怠システムの導入によって各店舗の従業員の勤怠状況を本部で簡単に管理できるようになりました。

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有給申請がスムーズに

関西を中心に展開するオーガニック食品店「GLOSA ORGANIC KURAKUEN」では、従業員がタイムカードから簡単に有給申請を行えるようになりました。

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勤務時間に対する意識が変わった

「粉もん屋とん平」ではクラウド勤怠システムの導入によって勤務時間に対する意識が変わり、従業員の勤務状況を確かめたうえでシフトが組まれるようになりました。

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勤怠管理ができる！
導入メリットや
選定ポイントを解説

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勤怠管理システムとは？