勤怠管理システム導入の手順
を徹底解説！
基本を押さえて失敗を避けよう
働き方が多様化していることから、これまで以上に正確な勤怠管理が必要とされています。
ただ、さまざまな機能がある勤怠管理システムの導入をしたいと考えていても、どのように導入していけばよいのかわからない人も多いようです。
ここでは、勤怠管理システムの導入をするための基本的な手順について詳しく解説します。
勤怠管理システム導入の
目的を明確にする
勤怠管理システムといっても備わっている機能はそれぞれ異なり、コストもさまざまです。自社に合う過不足のないシステムの導入をするためには、導入目的を明確にしておくことが重要だといえます。たとえば、デジタル化をすることのみが目的であるならば、シンプルな機能のシステムで問題ありません。しかし、業務効率化が目的の場合は、外部機能との連携ができるシステムが必要です。つまり、目的に応じた機能を選定するのが基本になります。まずは現状の勤怠管理方法の課題を見つけ、それに対策できる機能に優先順位をつけるのがおすすめです。
勤怠管理システムのタイプを決める
勤怠管理システムは、大きく分けると「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類があります。
導入目的を決めた後は、具体的にシステムを選ぶための第一段階としてどちらのタイプにするのかについて決めましょう。
クラウド型
クラウド型はASP、SaaS（PaaS）と呼ばれていた、インターネットにつなげてシステムやソフトウェアの利用ができるタイプです。インターネット環境があれば利用できるので、クラウド型のシステム導入をする際には自社サーバーを用意する必要がありません。そのため、高いコストもかからず、アカウント登録をするとすぐ利用を開始できるので、短期間での導入が可能です。また、法改正時にもベンダー側で迅速な対応が行われるため、利用しやすいのも特徴です。社内でそういった対応をするのが難しい場合は、クラウド型は非常に便利であるといえるでしょう。
注意点
インターネット上で勤怠管理を行うことからセキュリティ対策は必須であり、自社に合わせてカスタマイズをするのが難しい点などには注意が必要です。注意した方がよい点はあるものの、クラウド型はインターネット上にデータが管理されているので、万が一の際にデータをなくしたり、破損したりする可能性が低い点はよい点です。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社運用という意味があり、自社でサーバー、ソフトウェアなどを準備したうえでシステム開発から運用までをすべて行うタイプです。オンプレという愛称で呼ばれることも少なくありません。オンプレミス型は自社に必要な勤怠管理システムを作り上げることができますし、社内ネットワークによる運用となるので利用者が社内に限られます。その分、第三者による影響を受けにくく、セキュリティ面も強固にすることが可能です。たとえば、ECサイトを運営していた場合、顧客の個人情報など重要なデータも安全に保管できます。
注意点
機材の準備、システム開発などにコストと時間がかかります。自社で必要とする機能にもよりますが、導入するまでには数週間～数カ月間かかることも珍しくありません。また、運用自体も自社で行うので、法改正時には迅速に対応する必要があります。システム導入という意味ではハードルが高めなため、中～大規模の企業に向いています。
勤怠管理システムを選定する
システムのタイプを決めたら、次に行うのはシステム選びです。
自社のニーズに合った機能を備えたシステムを選ぶのは基本として、それ以外にも注目したいポイントについても解説します。
就業規則や働き方に対応しているか？
店舗の就業規則や働き方はそれぞれで異なり、既存の勤怠管理システムで対応できるとは限りません。対応外の可能性があることとして、変形労働時間制だったり、勤怠の承認に複数人がかかわっていたりといったことが挙げられます。もし自社の現状に合わない勤怠管理システムを導入してしまうと、導入後にカスタマイズの必要が出てくるなど余計なコストや手間がかかる可能性があります。勤怠管理は就業規則と深くかかわっていることから、システム導入を機会に就業規則や働き方の見直しをするのもひとつの方法です。
使用している外部システムとの連携は可能か？
給与計算システム、経費精算システムなど、ほかの業務支援ツールと連携できるかどうかはチェックしたほうがよいポイントです。外部システムとの連携によって勤怠データをほかシステムに流用できるため、さまざまなバックオフィス業務の効率化につながります。たとえば、給与も給与計算システムと勤怠管理システムの連携によって、正しい勤務状況に応じた正しい計算が自動でできるようになるので便利です。連携が可能か否かは、使用している業務支援ツールをベンダー側に伝えて確認しましょう。もし連携ができなかった場合、専用システムを別に構築した上で連携させることも可能ですが、その場合はコストがかさんでしまうので注意が必要です。
サポート体制は十分か？
勤怠管理システム導入によってさまざまなメリットを得ることが期待できますが、十分使いこなせなければそれも難しくなってしまいます。そのため、勤怠管理システムを選ぶ際には、しっかりとしたサポート体制があるかどうかを確認しましょう。たとえば、ITリテラシーの高い従業員が不足している場合、導入後も手厚いサポートを行っているものを選ぶのがおすすめです。土日祝日も営業している店舗の場合は常に連絡がとれるかどうかが重要になります。土日祝日にサポート側が稼働していなければ、自分で解決するか、月曜日まで待たなくてはなりません。
また、運用変更時や機能のアップグレードをしたいときなど、サポート範囲も細かく内容の確認をしておくほうが無難です。法改正時には細かな変更をしなければならない場合もあるため、特にサポート体制が整っていることが重要になります。
勤怠管理システムの
使用方法を従業員に周知する
導入する勤怠管理システムの決定後は、システムを利用することになる従業員に使い方などの周知を行いましょう。導入することのみを伝えても目的や使い方などがわからなければ納得できず、受け入れられない可能性があるからです。運用していくのは担当となる従業員なので、あくまでも現場目線で行うことが重要になります。たとえば、勤怠管理システムについての説明会や研修の開催、マニュアル本の作成・配布といったことを行えばわかりやすいでしょう。特に、システム導入によって従業員側にどのようなメリットがあるのかについて詳しく説明できれば、理解してもらえる可能性が高まります。
テスト運用を行う
すべての準備が整ったら、本格的に運用する前にお試し期間を設けるほうが安心です。約1カ月のテスト期間を設け、導入するシステムが問題なく利用できるかどうかの確認をしましょう。具体的には、旧勤怠管理システムと並行して運用し、残業・休暇などが正確に反映されているかについてチェックする必要があります。テスト期間を設けなかった場合、導入後に使わない機能があったり、スマホで操作する際に使いにくかったりといった問題が起こる可能性がないとはいえません。勤怠管理システムのなかにも期間限定で無料利用ができるものもあるので、最終決定をする前に実際の使い心地を知っておくのもよいでしょう。
勤怠管理システム
を正しく理解して導入検討しよう！
勤怠管理システムは正確に勤怠管理ができるだけではなく、自社関連の外部システムとの連携によって業務の効率化もすることができます。勤怠管理システムは2種類、クラウド型とオンプレミス型です。導入する際にはサポート体制が整っていたり、
使用中の外部システムとの連携ができたりなど条件を絞って選択する必要があります。
今回紹介した内容を参考に計画的に準備を行い、自社に合った最適なシステムの導入をしましょう。
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