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勤怠管理は「36協定」に要注意!
5つの基礎知識と法令遵守
のコツを解説

働き方改革で長時間労働の是正が進む中、勤怠管理においても正確な残業時間の把握が欠かせません。
そもそも従業員に残業させる場合は36協定の締結が必要ですが、自社の職場では36協定について正しく理解・運用できているでしょうか。
36協定の基礎知識や違反した場合のペナルティ、法令を遵守した勤怠管理のコツを解説します。

36協定とは何のこと?

36協定とは、従業員に時間外労働や休日労働をさせる場合に企業と従業員の間で事前に取り決める、時間外労働の内容に関する労使協定のことです。企業が従業員に対して一方的に長時間労働を命じ、従業員が不利な条件で働くことを避けるために、使用者には36協定の締結が義務化されています。36協定の正式名称は「時間外・休日労働に関する協定届」ですが、労働基準法第36条に基づくことから36協定という通称で呼ばれています。月の残業時間が36時間までというわけではないので、間違えないようにしましょう。

36協定は管理監督者以外の労働者に適用されます。正社員だけでなく、パートや派遣社員など非正規雇用も公平に適用となります。会社経営に携わっている、自身の仕事量や労働時間についての裁量権がある、地位にふさわしい待遇を得ているなど、一定の要件を満たす部長などの管理職は対象外です。36協定を結んでも無制限に時間外労働できるわけではありません。原則として、月45時間・年360時間が上限となります。

36協定が必要になるケースは?

36協定が必要になる具体的なケースについて詳しく解説します。
以下の2つに当てはまる場合にはあらかじめ36協定を締結し、届け出をしなくてはなりません。

従業員に時間外労働をさせる場合

従業員に時間外労働をさせる場合には36協定が必要です。労働基準法では、原則「1日8時間・週40時間」の法定労働時間を超えて従業員を働かせてはならないと定めています。これを超えて働くことを時間外労働と呼び、従業員に時間外労働をさせる場合には、36協定を締結しなくてはなりません。企業ごとに就業規則で定めた労働時間は「所定労働時間」と呼び、所定労働時間を超えても法定労働時間を超えなければ36協定は不要です。例えば、1日の所定労働時間を7時間としている場合には、1時間以内の残業であれば法定労働時間を超えません。したがって、届け出は不要となります。原則として、所定労働時間は法定労働時間を超えて設定することはできません。

従業員を法定休日に働かせる場合

法定休日に働かせる場合にも36協定の届け出が求められます。労働基準法において、企業は従業員に対して、最低でも週に1日、または4週間に4日以上の休日を与えることが義務化されており、これを法定休日といいます。法定休日に働かせる場合、仮に1日8時間・週40時間の法定労働時間内に収まっていても36協定が必要になるため注意しましょう。例えば、土日が休みの場合で、日曜を法定休日に設定したとしましょう。土曜は「所定休日」となり、土曜に働くなら36協定は不要ですが、日曜に出勤を命じるためには36協定が必要です。

法定休日には曜日などの決まりはありません。事業内容や特性などを考慮した上で、使用者が特定の日を法定休日に定めることが可能です。また、就業規則にあらかじめ規定しておけば、必要な場合には別の日に振り替えられます。

特別条項付き36協定とは?

時間外労働の上限は月45時間・年360時間までと定められています。しかし、どうしてもそれを超えて働いてもらわねばならない特別な事情が生じる場合もあるでしょう。その際には、「特別条項付き36協定」を締結することで、36協定を超える時間外労働が例外的に認められます。特別な事情とは、臨時的なものに限られます。例えばボーナス商戦に伴う業務の繁忙や予算・決算業務、機械のトラブル対応など、一時的なものや突発的なケースです。

特別条項付き36協定を結ぶと、時間外労働が年720時間まで、時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満まで可能になります。ただし、時間外労働と休日労働の合計は、2~6カ月の複数月平均で、いずれも1カ月あたり80時間以内に収める必要があります。また、月45時間を超える時間外労働は、年に6回までしか適用できません。特別条項付き36協定においても、時間外労働の限度時間が明確に定められていることを知っておきましょう。

36協定を締結する方法は?

36協定は、従業員の過半数が参加する労働組合と書面で締結する必要があります。労働組合がない場合は、従業員の過半数を代表する人と書面で締結することになります。ただし、管理監督者以外、使用者の意向に基づいて選出された者ではない、などの要件を満たす人ではなくてはなりません。厚生労働省の公式サイトに公開されている様式を参考に労使で話し合い、時間外労働に関するルールを決めて記載しましょう。特別条項を付ける場合は、その事由をできるだけ具体的に定めなければなりません。

36協定は、時間外労働が発生する事業所ごとに作成し、所轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。つまり、本社以外に複数の支店がある場合、原則支店ごとに協定を締結し、届け出なくてはなりません。また、36協定には1~3年の有効期限があり、定期的に見直しと再作成が必要です。厚生労働省労働基準局では、36協定の対象期間の限度に合わせて有効期間も1年間とし、都度見直しを行うのが望ましいとしています。

36協定に違反するとどうなる?

36協定は労働基準法に基づいた義務であり、違反すると企業や労務管理を担当する管理職に罰則が科される可能性があります。36協定の上限を超えて働かせたり、労働基準監督署に届け出ずに時間外労働をさせたりした場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されることになります。36協定に違反して書類送検された場合、企業名を公表される場合もあり、そうなれば企業のブランドイメージも傷付いてしまうでしょう。また、36協定違反については、従業員側から労働基準監督署に通報して告発することが可能です。

36協定の遵守には
勤怠管理システム導入が効果的!

残業時間は各従業員で異なるものであり、36協定を遵守するには正確な勤怠管理が欠かせません。
しかし、手作業での管理では、うっかりミスをしてしまう場合もあるでしょう。
36協定の遵守には、勤怠管理システムの導入が効果的です。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、出退勤時刻の打刻や休暇申請、シフト作成など、従業員ごとの勤怠情報を一元管理できるシステムのことです。労働時間の自動集計や給与計算システムとの連携などが可能であり、従来のタイムカード方式やExcel集計と比べて、勤怠管理にかかる工数を大幅に減らせます。また、労働時間を正確かつリアルタイムで把握できるようになります。具体的には、時間外労働が長くなっている従業員を特定して上限をオーバーしないように管理できるため、36協定の違反を防ぎやすいのです。支店や店舗が複数ある場合でも、全拠点の状況を管理者は一目で把握できます。不正打刻や打刻漏れの防止にも効果的でしょう。

スマートフォンやタブレットに対応しているものが多く、出先で打刻を済ませてそのまま直帰できるようになるのも勤怠管理システムの大きなメリットです。打刻のために帰社する必要がなくなれば、その分だけ従業員の労働時間も短縮できます。ワークライフバランス改善への取り組みにもつながるはずです。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムは多様化しており、システムごとに機能が異なります。ポイントは、36協定の遵守に役立つ機能を備えたものを選ぶことです。代表的なのは、従業員からの残業申請を上司が確認・承認できるワークフロー機能です。従業員の自主性に任せず、上司が逐一確認することで、過度な時間外労働を防ぎやすくなります。残業予定として申請・承認された時間に対し、実際の打刻時間が大幅に超過している従業員には改善指導が必要となるため、時刻の乖離を把握できる機能もあるとよいでしょう。ワークフローでは、残業以外にも、休日出勤や代休の取得など、さまざまな申請が可能です。

36協定の上限に近づいた従業員に早く気付けるよう、残業チェック機能やアラート通知機能もあると安心です。中には、一定の残業時間を超えた場合にアラート通知するなど、条件を自由に設定できるものもあります。外勤の従業員が多い場合は、GPS機能があるものを選んでおくと、正しい場所で打刻されているかもチェックできます。このほか、シフト管理機能やなりすましを防ぐための指紋認証機能なども便利です。ただし、多機能になればその分コストも高くなる傾向にありますので、自社の環境に合うものや費用対効果を感じられるものを選びましょう。

勤怠管理システムを活用して、
36協定と従業員の健康を守ろう!

36協定は労働基準法で定められた義務であり、従業員の時間外労働は正確に把握する必要があります。しかし、手作業や目視で、各従業員の労働時間を正確に把握するのは、非常に手間がかかります。自動集計やアラートなど36協定に対応した機能のある勤怠管理システムを積極的に導入・活用するのがおすすめです。この機会に利便性の高い勤怠管理システムに切り替えて、法令遵守に努めましょう。

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