出勤簿に関する基礎知識！
記載事項から管理方法まで
徹底解説！
事業所では、労働者の出勤簿を適正につけることが必要です。これは、労働基準法によって義務付けられていることで必ず厳守しなければなりません。
そのため、出勤簿のつけ方や記載するべき項目、さらに保管方法に至るまで基礎的な内容を理解しておくことが大切です。
ここでは、管理者が知っておきたい勤怠管理の目的をはじめ、重要性や具体的な方法などについてご紹介いたします。
そもそも出勤簿はなぜ必要なの？
出勤簿をつける2つの目的について説明していきます。
従業員の勤怠管理をするため
出勤簿をつける１つ目の目的は、従業員の勤怠管理をするためです。労働基準法では、従業員を雇用した時点で労働者名簿や賃金台帳といった帳簿などを整えることが義務付けられています。「出勤簿」は、準備することが義務とされている帳簿の一つです。そのため、用意するだけでなく保存期間についても守る必要があります。また、従業員を雇用する際は法定労働時間を遵守し、適切な休日を与えなければなりません。労働時間や休養についても、労働基準法で定められているため、注意しましょう。
出勤簿には、「いつ何時間働いたのか」「どれくらいの時間休憩を取ったのか」について分かるような記入欄が求められます。出勤簿があれば、従業員の欠勤や遅刻、残業の有無など就労状況に関する基本的な情報を正確に把握できるでしょう。
正確に給与を計算するため
出勤簿をつける２つ目の目的は、給与を正確に計算するためです。出勤簿には、従業員が実際に働いた日数や時間、休憩時間などが記載されています。給与計算に伴う基本的な情報をきちんと把握していれば、従業員に正確な賃金を支払うことが可能です。なかには、「多少の残業は給与の対象から外したい」と考える雇用者はいませんか。しかし、1日の労働時間は原則8時間、1週間で40時間を超えてはいけません。決められた時間を超えて労働をさせたときは、割増賃金として払う必要があります。
時間労働、休日労働、深夜労働とそれぞれに割増賃金として上乗せして従業員に支払うことは雇用者の義務です。出勤簿をきちんとつけていれば、定められた労働時間だけでなく時間外労働についてもすべて把握できます。
アルバイトやパートも出勤簿の記載は必要？
出勤簿は、正社員だけのために用意するものではありません。アルバイトやパートタイムなど、非正規雇用の従業員の場合でも出勤簿が必要になるため、注意してください。基本的に、出勤簿はそこで働く全員が対象です。雇用形態に関係なく、労働状況を把握するために平等な記載が求められます。ただし、管理職については例外です。一般的に、管理職は自分で労働時間を決めることが多く固定給のまま支給されるため、基本的に出勤簿に記載する必要はありません。
また、派遣社員の場合は自社で雇用した従業員と出勤簿に関して扱いがやや異なるため、注意しましょう。なぜなら、派遣社員の場合の賃金支払いは派遣元企業となるからです。派遣先企業が支払うわけではないため、派遣元企業が作成した出勤簿に欠勤の有無や労働時間、休憩時間などを記載します。
出勤簿に記載する項目と
書式について
続いて、出勤簿に記載する項目や書式について説明していきます。
記載すべき項目
出勤簿をつける際、まず理解しておきたいのが「記載する項目」です。記載が必要なのは、以下のような内容が対象になります。
- ・労働者の氏名
- ・出勤日と労働日数
- ・出勤と退勤時刻
- ・休憩時間
- ・時間外労働
- ・深夜労働
- ・休日労働など
出勤日と労働日数については、リモートワークでの労働も出勤日とみなさなければなりません。ただし、在宅などリモートワークの場合はタイムカードに打刻することができないため、別の記録方法を考えることが必要です。出勤日と労働日数、出勤と退勤時刻、休憩時間を記録することで、実際に働いた時間を正確に把握できます。出勤と退勤時刻とは、厳密にいえば労働開始の時間と労働の終了時間のことです。通勤の事情などで早めに職場に到着していても、それが出勤時間になるわけではありません。また、リモートワークについても始業時間や終業時間があいまいになりやすいため、工夫が必要です。
時間外労働や深夜労働、休日労働は、それぞれに日付と実際に労働した時間を記載しましょう。法定労働時間は、1日8時間または1週間で40時間です。この時間を超えた場合は、時間外労働として割増賃金を支払わなければなりません。また、会社が定めている休日に労働させたときは休日労働扱いとなり、深夜労働は22時〜翌朝5時までの労働が該当します。
書式
出勤簿の書き方や様式については、法的な決まりがないため、どのような書式にするかは任意です。先述した必須項目さえ網羅できていれば、オリジナルの書式でも問題ありません。一般的なフォーマットは、厚生労働省のホームページにも用意はされているため、書式がよいのか分からないときは、ダウンロードして使うのもいいでしょう。ただし、2019年4月から労働基準法が改正されたことで、紙の出勤簿だけで運用することは認められていません。その理由として、紙の出勤簿は改ざんしやすいことがあげられます。
厚生労働省では、改ざんによる虚偽の自己申告を防ぐためにICカードやスマートフォンなどから打刻できるような措置を定めている点は押さえておきましょう。デジタルツールの活用で、労働時間の客観的な把握が可能です。
従業員の出勤簿をつける主な方法
前項で説明したように、出勤簿の書式は原則自由です。
では、従業員の出勤簿をつける代表的な方法にはどのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、主な出勤簿の記録方法を4つ紹介します。
4つの方法
手書きの出勤簿
一般的に、古くから利用されている方法といえば、手書きの出勤簿です。通常は、1枚の紙を使用し、そのなかにすべての情報をまとめて記載します。また、1枚で複数名の就業状況を記録できるため、従業員が少ない職場ならコスト削減や管理のしやすさが期待できるでしょう。手書きの出勤簿は、汎用品として文具店などで取り扱われているため、用意しやすい点もメリットです。
ただし、手書きの記録の場合は「記載ミスが発生しやすい」というデメリットもあります。万が一、記載ミスがあったときは、修正ペンなどを用いて書き直しが必要です。また、自己申告がベースとなる点もデメリットといえます。なぜなら、記入する際の改ざんなど不正に申告される可能性が出てくるからです。また、文字によっては見づらいなどの問題も生じやすいでしょう。
エクセル
エクセルを使用した出勤簿は、自社で簡単に準備することが可能です。エクセルであらかじめ数式を設定して出勤簿を用意しておけば、あとは従業員自身が出勤時間や退勤時間、休憩時間など必要な情報を入力するだけで済みます。労働時間については、エクセルの数式で自動的に計算されるため、手書きのようにわざわざ計算する必要もありません。また、テンプレートの種類が多く手軽に使えるのが魅力です。
自社でオリジナルを作成することもできますが、自社に合う既存のテンプレートを選べば作成する手間を省くことができます。場合によっては、既存のテンプレートを一部変えて利用するのもいいでしょう。ただし、エクセルで作成した出勤簿は紙の出勤簿同様に入力ミスや不正申告が起こりやすいデメリットもあります。加えて、法律が改正されるたびに更新しなければなりません。
タイムカード
タイムカードも、以前から使われている出勤簿の記録方法の一つです。具体的には、タイムレコーダーに紙製のカードを差し込んで打刻していくもので、従業員が自分のカードを自ら打刻して出勤時間や退勤時間を記録します。操作が簡単なだけでなく、通常は改ざんもしにくいため、不正申告の心配は少ないでしょう。ただし、出勤時と退勤時の記録しかできない点はデメリットです。残業時間など時間外の労働については、基本的に管理できません。休日出勤の場合は、当日に打刻すれば可能な場合もありますが、正確な管理は難しいと考えたほうがいいでしょう。
また、リモートワークの従業員に関しては、他の人が代わりに打刻するなどの手間がかかります。そのため、タイムカードのほかに補足資料を作成し照合することが必要です。さらに、タイムレコーダーの時計は必ずしも誤差が出ないわけではありません。打刻された時間が正確な出勤・退勤時間とならないケースもある点には、十分に注意しましょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、パソコンやスマートフォンなど複数のデバイスから打刻可能なシステムです。手書きやエクセルといった従来の出勤簿と異なり、集計や分析までの作業も自動的に行ってくれる利便性を備えています。実際の打刻方法には、さまざまなものがあり、例えばICカードや指紋認証、顔認証なども利用可能です。さらに、GPS機能までついた勤怠管理システムも登場しているため、不正な時間外労働をしていないかどうかの確認にも役立ちます。
また、不正防止や離れた状態での管理がしやすいことから、リモートワークにも対応しやすい点もメリットの一つです。便利で正確な管理がしやすい一方で、別の方法と比較して導入コストがかかる点はデメリットとなります。なかには、コストが高いため、導入に抵抗を感じる事業者もいるでしょう。コストを考えると慎重に選ぶ必要があるため、システム選定に時間がかかりやすいという問題も出てきます。
勤怠管理システムを
導入するメリット
勤怠管理システムの導入は、コストはかかるデメリットはあるものの、それ以上のメリットがたくさんあります。
ここでは、勤怠管理システムを導入することで得られる主なメリットを3つ確認していきましょう。
ミスを防げる
１つ目のメリットは、ミスを防げることです。紙やエクセルを使った出勤簿は、たしかに低コストで利用できますが、記入ミスや不正申告などが発生するリスクが高くなりかねません。その点、勤怠管理システムは勤務表の入力ミスがなく、従業員の出退勤時間を正確で客観的に管理でき、給与システムとの連携も可能です。データを連携しておけば、それぞれのシステムに個別に入力する手間もかかりません。連携を活用することで、「転記ミスが起こる」という失敗をしないで済みます。給与計算は、自動で行えるため、計算ミスというヒューマンエラーを防げることもメリットです。
法令を遵守できる
２つ目のメリットは、法令を遵守できることです。労働時間や休暇の取得など、従業員を雇ううえで労働基準法を遵守しなければならない項目はたくさんあります。雇用者が法令遵守を優先した場合でも、従業員の行動次第では守られないケースも出てくるでしょう。例えば、仕事の予定が詰まっていることが原因で「有給を消化していない」「労働時間が超過している」といったことは起こりやすい傾向です。
しかし、勤怠管理システムを活用すれば常時最新法令を反映させることができます。法改正に伴ってアップデートを行えば、その都度新法令に対応することが可能です。例えば、「従業員が残業時間の規定値を超えている」「有給休暇をきちんと取得していない」といったケースでも、アラート設定ができます。つまり、ヒューマンエラーで法令違反になるリスクを下げることができるのです。
業務を効率化してコストを削減できる
3つ目のメリットは、さまざまな業務を効率化することでコスト削減ができる点です。手作業を中心とした勤務時間の集計や給与計算の場合は、煩雑で時間がかかる可能性があります。従業員数が多ければ多いほど、集計や計算に費やされる時間は膨大です。給与の締め日ともなると、作業にかかりきりになる担当者もいるでしょう。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、手作業でこなしてきた部分の効率化が図れます。入出力や転記、計算作業を効率よくこなせるため、勤怠管理にかかる時間を大幅な短縮が可能です。業務の工数削減に伴い、作業にかかっていた人的コストも削減できます。
出勤簿には保存義務がある
出勤簿には、法令で一定の保存義務があります。
ここでは、実際にどのような点に注意しておけばいいのか見ていきましょう。
5年間は保存しなければならない
出勤簿やタイムカードなど、従業員の労働時間の記録に関する書類の保存期間は、これまで3年間でした。ところが、民法改正に伴い保存期間は5年間へと変更されています。タイムカードや出勤簿だけでなく、従業員自身が労働時間を記入した報告書なども5年間の保存が必要です。これは、退職金の請求権の時効も5年間とされているためで、それに伴い出勤簿など労働時間に関する書類は5年間保存することが求められます。
また、出勤簿をはじめとした労働時間に関する書類は、従業員ごとに分けて管理しておかなければなりません。なお、保存期間の数え方は出勤簿の最終日から5年間になります。自主退職や解雇に関係なく、保存しておくことは雇用者の義務となるため、しっかりと認識しておきましょう。
廃棄または紛失してしまった場合には罰則がある
保存期間の5年間が経過する前に、出勤簿などを廃棄もしくは紛失した場合は、労働基準法第120条に基づき30万円以下の罰金が課せられる可能性があります。また、労働時間に関する書類を紛失した場合は、罰金を負うだけではありません。法令違反をしたことが公になれば、信用を損なう社会的リスクを負う可能性も高くなります。万が一、退職者が過去の退職金や給与の不足などで訴訟を起こした場合、証拠となる書類が紛失していると不利になる可能性もあるでしょう。
裁判で相手の言い分が優先されてしまうと、会社にとっても大きな損失となりかねません。さまざまなリスクを十分に考慮したうえで、法令を遵守して決められた期間はしっかりと保存しておきましょう。
出勤簿の保管には細心の注意を払おう
先述した通り、出勤簿は労働基準法で作成することが義務付けられています。そのうえ、従業員が退職したあとも5年間の保存が義務となっている重要な書類です。そのため、管理は出勤簿の作成時から慎重に行う必要があります。くれぐれもずさんな取り扱いとならないように、できるだけ丁寧に管理しましょう。しかし、紙の出勤簿を利用している場合は場所を取りやすいのがデメリットです。事業所の規模によっては、十分な保管場所が確保できないこともありえます。
その他にも、データが改ざんされないようなセキュリティ対策も重要です。もちろん、情報漏えいにも細心の注意を払わなければなりません。例えば、「書類の入ったバッグを帰宅途中にどこかに置き忘れて紛失する」といったことも起こりがちなトラブルの一つです。閲覧するときは、コピーを取って原本はそのまま保管するようにし、廃棄の際は必ずシュレッダーをかける配慮が求められます。その点、デジタルデータならスペースを取ることなくコンパクトに保存することが可能です。情報漏えいなどは、同じように注意が必要ですが、必要な情報を閲覧したいときに探しやすいというメリットもあります。
スマートな出勤簿で
正確に勤怠管理しよう！
出勤簿は、作成だけでなく保存期間も労働基準法で定められているため、適切な取り扱いが必要です。例えば、紙での管理や保存は、さまざまなリスクが生じやすく改ざんの心配があります。また、労働基準法の改正に伴い紙の出勤簿だけでの運用は認められていません。そこで活用したいのが勤怠管理システムです。「正確に管理できる」「場所を取らず保存しやすい」などのメリットがあるため、業務の効率化が期待できるでしょう。
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