道の駅 8業態・70名のシフト作成を効率化！充実のサポートで初導入もスムーズに

アナログ作業から脱却し、複数店のシフトを一括管理

従業員数が70名を超える当館では、毎月のシフト作成に大変な時間と手間がかかっていました。従来のシフト作成は以下のようなアナログな手法であり、この一連の作業に約2日間もの時間を費やしていました。

1. 紙でスタッフのシフト希望を収集
2. 手作業でExcelに希望内容を入力
3. Excelでシフトを作成
4. 完成したシフトをオープンチャットで共有し、紙でも掲示

このような非効率な状況を改善するため、シフト作成ツールの導入を検討しはじめました。

スマレジ・タイムカードを選んだ理由は、従来のアナログな作業をデジタル化でき業務の効率化が図れる点と、複数店舗のシフトを1つのシステムで管理できるため、大規模施設ならではの課題解決に繋がると感じたためです。

シフト作成業務を4分の1に短縮、人員配置・人件費の管理も容易に

スマレジ・タイムカードの導入により、シフト作成にかかる工数を削減でき、従来は約2日間かかっていた作業が、現在では半日程度で完了できるようになりました。

また、複数店舗の人員配置管理にも非常に役立っています。当館では、8店舗の運営を全て弊社で行っており、各店舗のピーク時間に合わせて最適な人員配置を取れるよう、スタッフが店舗を横断して働くスタイルを取っています。

店舗を跨ぐと管理が複雑になりがちですが、スマレジ・タイムカードの「今日のシフト」機能を使うことで、店舗ごとの1日のシフト状況を素早く確認することができます。「この時間帯にはAさんがいて、この時間帯にはBさん、Cさんがいる」という情報を直感的に把握できるため、人員調整や指示出しがスムーズに行えるようになりました。

このように、1つのシステムで全店舗のシフトを一元管理できていることで、店舗の垣根をこえたスタッフのクロストレーニングの推進にも役立っています。さらに、日別の人件費管理機能の活用によって、売上に対する人件費のコントロールも適切に行えるようになりました。

充実のサポートで、多人数シフト管理のDX化を実現

当社にとって、シフト管理の仕組みをアナログからデジタルに切り替えることは初めての取り組みでした。そのため、導入当初は戸惑いを感じていましたが、スマレジ・タイムカードの手厚いサポート体制により、スムーズな導入が実現できました。

具体的には、オンラインでの初期設定手順の丁寧な説明を受けた他、導入後60日間無料でコールセンターやオンラインでの問い合わせにも対応してもらえました。そのおかげで、導入後に生じた疑問や課題にも迅速に対処できました。

多数のスタッフを抱える当社でも、システム導入を円滑に進められたのはこのようなサポートがあったからだと感じています。

事業拡大にあわせたDX施策で、サービス向上へ

弊社は、今後の事業拡大と積極的な新規出店に向けた取り組みを進めており、来年には新たな道の駅を3拠点立ち上げる予定です。

道の駅の規模が大きくなるにつれ、1施設におけるスタッフ数が50名や100名を超えることも珍しくなくなってきています。こうした体制の変化に対応するため、今後もシステムの活用と管理の効率化に注力していきます。

その過程で、店舗間のクロストレーニングの強化など、スタッフの能力向上にも取り組むことで、お客様によりよいサービスを提供できるよう努めていく考えです。

既存の手法に捉われることなく、常により良い店舗運営を実現し、お客様の期待に応えられるよう尽力していきます。