面倒なシフト管理には
勤怠管理システムを活用！
導入メリットや選び方は？

作成や人員配置に手間がかかる

シフトを作成するには、従業員それぞれの希望の確認や能力・経験を考慮したうえで人員配置するなどが必要です。つまり従業員の人数が多いほど、シフトの作成には手間と時間がかかります。作成したとしても、突然の欠員やシフトの変更希望があれば、その都度対応しなければなりません。特に、当日に欠員が出た場合は、通常業務をしながら欠員の代理として出勤できる従業員を探す必要があります。
さらに、Excelや紙で作成するシフト表の場合は変更時にに従業員への通知も必要です。学生アルバイトが多いと、同時期にまとまった人数がやめたり、逆に採用されたりとシフト調整だけではなく従業員教育という負担もかかります。シフト管理をする店舗責任者はほかにも店舗の運営業務を全般的に担っている傾向があるため、1人で行うのは困難です。

法令に合わせた管理が難しい

シフトは労働基準法や関連の法令を遵守したうえで作成をするのが前提となるため、労働時間の上限、休日を作るなどは確認しながら決めなければなりません。労働基準法では1週間あたりの労働時間の上限は40時間までとなっていますし、上限を超えた労働に対して残業代を支払う義務があります。
シフト制は従業員一人ひとりの勤務日や労働時間が異なることから、それぞれの正確な勤怠管理は難しいです。そのため、把握しきれていなかった場合、気づかないまま法律違反をしてしまう可能性があります。法の改正が行われた際にもExcelや紙で作成したシフト表では自分で内容の把握をしたり、レイアウト・集計方法の変更をしたりとミスが起こる原因になりやすいです。

人件費を正しく把握しにくい

シフト制は従業員ごとの労働時間・時給の違いがあり、それぞれのデータを集計したり、給与を計算したりと複雑化しやすいです。シフト作成時も1人の希望を取り入れてばかりいると不平等になるため、ほかの従業員から不服の声があがるなど職場の人間関係に影響する可能性があります。また、手書きのシフト表は手作業で行うので時間がかかり、ミスが起きやすい点が課題です。Excelのシフト表も正確な計算式を組まなければならず、上書きなどをすると計算式を間違えるリスクがあります。
しかも、リアルタイムで人件費を考慮したうえでシフト表を作成するとなれば非常に困難になるため、気づかず予算以上の人件費がかかる結果になるといったケースは珍しくありません。通常業務で忙しければ疲労も溜まるので、さらにミスが起きやすくなります。