勤怠連絡をメールでする方法とは？
書き方や注意点を徹底解説

意味を理解しよう！勤怠連絡とは？

「勤怠」には出社や退社、休暇、休息などの意味が含まれており、これらに関する内容を報告することを勤怠連絡といいます。オフィス勤務の場合は、出退勤時刻をわざわざ社内の人に報告する必要はないので、会社を欠勤するときや有休を使用するときに行うのが一般的です。

しかし、リモートワーク環境下では、従業員の勤務状況を目視できないため、直属の上司に出退勤時刻や休憩時間を詳細に報告する必要があります。人事労務では、従業員の勤怠連絡をもとに勤務状況を管理するので、適切に勤怠連絡を行うことが重要です。

なお、勤怠連絡には、主に電話とメールの2つの方法があります。それぞれのやり方について説明するので、勤怠連絡をするときの参考にしてみてください。

勤怠連絡は電話が基本

勤怠連絡は電話で行うのが基本です。特に欠勤や遅刻など、業務に支障をきたす内容の連絡は、確実に伝えるために電話で行います。体調が悪く到底話ができないような状態は別ですが、自分で連絡を入れるのがマナーです。

また、電話で欠勤や遅刻の連絡をするときは、嘘の理由を伝えることは控えましょう。万が一嘘がバレたら会社内で信用を失うことになります。勤怠連絡をするときは、嘘はつかずに正直に伝えましょう。

勤怠連絡をメールで行うべきシナリオ

会社によっては、勤怠連絡を電話ではなく、メールやチャットアプリなどで行う決まりになっている場合があります。基本は電話連絡ですが、以下のような理由がある場合はメールで行うと良いでしょう。

• 社内の規則で決められている場合
• 体調不良により声が出ない場合
• 欠勤が続く場合
• 事前に休暇を予定していた場合

メールで連絡をするパターンについて、具体的に説明するので、電話とメールのどちらで勤怠連絡をすればよいか分からないときの参考にしてみてください。

社内の規則で決められている場合

勤怠連絡をメールで行う主なパターンは、社内の規則で決められている場合です。社内のルールで、メールで連絡をするように決められているにもかかわらず、わざわざ電話で連絡をする必要はありません。

人手不足や勤務形態によって、電話よりもメールで連絡した方が適切な会社もあります。たとえば、人手不足により連絡を受ける人が現場の前線で取引先と交渉をしている場合、どうしても電話に出られないケースがあるかもしれません。勤怠連絡よりも顧客対応を優先したいと考える会社もあるでしょう。

また、フレックスタイム制を導入している企業であれば、連絡を受ける人と連絡をする人の労働時間がずれている場合もあります。メールであれば好きなタイミングでチェックできるので、連絡を受ける人の負担も軽減されます。会社が勤怠連絡の手段をメールと決めているのには理由があるので、会社のルールを優先しましょう。

体調不良により声が出ない場合

体調不良によって声が出ない場合は、電話で勤怠連絡の内容を正確に伝えることができないため、メールで連絡を入れる方が適切です。声が出ないほどの状態で電話をかけても、相手は聴き取りづらく、正確に内容を受け取ることができません。体調不良で声が出ないことをメールで伝えましょう。

メールで勤怠連絡をする際は、欠勤や遅刻をする理由を分かりやすく端的に説明し、引継ぎ事項があれば詳細に記載しておきましょう。

欠勤が続く場合

欠勤が連続で続く場合は、二日目以降であればメールで勤怠連絡をしましょう。欠勤初日に電話で理由を説明しているはずなので、わざわざ相手の時間を奪ってまで二日目も電話を入れる必要はありません。

メールで連絡を入れる際は、以下のポイントを明記しておいた方が、相手も現状を把握しやすくなります。

• 欠勤がいつまでになりそうか
• 欠勤初日を踏まえた今の状況（体調など）

連続で欠勤する場合、会社に大きな迷惑をかけることなるので、なるべく業務への支障を最小限にするために、分かっている段階で復帰予定日を伝えるようにしましょう。なお、欠勤初日に電話で連絡を入れていない場合は、電話で状況を具体的に説明した方が相手の理解を得やすくなります。

事前に休暇を予定していた場合

事前に休むことを予定していた場合は、当日にメールで軽く連絡をする程度でよいでしょう。たとえば、有給休暇や冠婚葬祭を目的にした休暇は、事前に周知した上で休むことが多いため、わざわざ電話で連絡を入れる必要はありません。

ただし、緊急時の連絡方法を記載しておき、いつでも会社と連絡を取れるようにしておきましょう。なお、引継ぎ事項がある場合は、連絡を受ける人が業務を遂行できるように、詳細に伝えておくことも重要です。

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【英語の例文も】メールで勤怠連絡を行うときのポイント

メールで勤怠連絡を行うときは、いくつかのポイントを押さえる必要があります。特に気をつけるポイントは、件名の記入、理由や出勤予定日の連絡、引継ぎ内容、緊急連絡先の4点です。

それぞれ具体的に説明するので、メールで勤怠連絡をするときの参考にしてみてください。

欠勤や遅刻など、件名に要件を書く

何のメールか分かるように、欠勤や遅刻の要件を件名に書きましょう。件名に欠勤や遅刻の記載があれば、すぐに勤怠連絡であると分かります。たとえば、以下のようにはっきり連絡内容が分かるように記載しましょう。

【欠勤連絡】本日、休暇をいただきます
（Absence From Work）

欠勤するのか遅刻するのか、件名で明記しておくと受け取る側は、しっかり読まなくてもメールの内容をある程度把握できます。連絡を受ける側がゆっくりメールを読む時間がないこともあるため、件名だけで最低限の内容が伝わるようにしておきましょう。

理由と出勤予定日・時間を記載する

件名でメールの内容を伝えているので、本文では最初に挨拶をした後に欠勤や遅刻の理由を記載し、次の出勤予定日、もしくは出勤時間を明記しましょう。連絡を受けた人は、最初に「なぜ？」と疑問に思うはずなので、連絡をするに至った理由を簡潔に説明します。

たとえば、体調不良を理由に欠勤する場合は、以下のような表現が適切です。

本日、朝から体調が悪いため、お休みをいただけないでしょうか。
（I do not feel well today, so can I take a day off?）

週明けの月曜日には出社できるかと思います。
（I think I will be able to go back to work on Monday, next week.）

遅刻の場合は、「これから病院に通うので、13時から出社させていただけないでしょうか。」のように、出勤予定時間を記載しましょう。連絡を受ける人の疑問をすぐに解消するために、挨拶の後に簡潔に欠勤・遅刻の理由を記載することがポイントです。

もし、上司などから連絡が来た場合は、より具体的に説明すれば問題ありません。上司が仕事を割り振れるように、予定でかまわないので出勤予定日や時間を示しておきましょう。

その日に対応が必要な業務について説明する

その日に対応が必要な業務がある場合は、出勤予定日・時間の後に記入しましょう。業務の進捗が遅れないように他の人に引き継がなければなりません。

業務に支障を出さないためにも、以下のように具体的に記入することがポイントです。

お忙しいところ恐れ入りますが、一点お願いしたいことがございます。
（I apologize for the inconvenience, but I have a favor to ask.）

デスク上の書類を、経理課の山田さんに渡していただけないでしょうか。
（There are several documents on the desk,can you please give it to Yamada-san from the Accounting Division?）

相手にお願いすることになるので、先に相手に対して敬意を払った後に、何をして欲しいのか簡潔に伝えましょう。

緊急連絡先や連絡方法を明確にする

最後に緊急連絡先や連絡方法を記載して、会社側がいつでも連絡を取れるようにしておきましょう。以下のように、いつでも連絡が取りやすい携帯電話の番号を伝えるのが無難です。

ご用件のある方は以下の電話番号に連絡をお願いいたします。
（If you need anything, please contact the following phone number.）

なお、身体を休ませるために睡眠を取る場合は電話に気づかない可能性もあるため、緊急の連絡は家族の連絡先を教えておくことをおすすめします。

メールで勤怠連絡を行う時の注意点

メールで勤怠連絡を行うときに気をつけるべきポイントはいくつかあります。それぞれ具体的に紹介するので、メールで連絡を入れるときの参考にしてみてください。

なるべく早く連絡する

メールで勤怠連絡を行うときは、欠勤や遅刻をすることが分かった時点で連絡しましょう。始業時刻ギリギリにメールを送った場合、連絡を受けた人はすぐに見れない可能性があります。業務の割り振りが遅れると、全体の作業の進捗も停滞するため、早めの連絡が重要です。

欠勤や遅刻をするだけでも他の人に迷惑をかけてしまうので、業務への支障を最小限に収めるように努めましょう。

メールの宛先に注意する

メールを送るときは、宛先の確認も必須です。業務形態によっては、上司だけでなく同僚や他部署の人など、複数人に欠勤や遅刻を報告しなければならない事があります。報告漏れで迷惑をかけることがないように、宛先には注意しましょう。

複数人に連絡を入れる場合は、必ずメールを送信する前に、報告すべき人たちが宛先に含まれているか確認してください。

手短な文章でメールを送る

メールの文章は、相手が読みやすいように手短にまとめることを意識しましょう。長々と説明するとかえって分かりにくくなり、受け手もメールを読み終えるのに時間がかかってしまいます。

メールによる勤怠連絡は、連絡を受ける側が知りたい情報を端的に伝えることがポイントです。欠勤・遅刻理由と次の出勤予定日、引継ぎ事項の3点を簡単にまとめてメールを送りましょう。

勤怠連絡はチャットを活用するのもおすすめ！

勤怠連絡にチャットを活用するのも有効です。チャットとは、インターネット上で連絡をやり取りできるサービスのことで、スマホがあればいつでも場所を選ばずに連絡できます。

ここでは、チャットで連絡をするメリットとデメリットについて説明するので、連絡手段に採用するか検討してみてください。

チャットで連絡するメリット

チャットで連絡をすることには、いくつかのメリットがあります。主なメリットは以下の通りです。

• 通知によってメッセージに気づきやすい
• リアルタイムなコミュニケーションができる
• 複数人に対して一度にメッセージを送信できる
• メールのように硬い文章を作る必要がない
• 連絡のやり取りにかかる手間が少ない

チャットはスマホ画面に通知が表示されるため、メッセージに気づかれやすく、電話のようにリアルタイムでコミュニケーションを取りやすくなります。また、グループを作成することで、宛先を気にすることなく一度に関係者全員にメッセージの送信が可能です。

さらに、チャットはメールと異なり、ビジネスマナーを深く考える必要がないため、かしこまった挨拶文を添える必要がありません。メールよりも簡潔な文章でやり取りができるので、気軽に連絡をしやすい点もメリットでしょう。

Chatworkのようなチャットアプリを使えば簡単に連絡ができるので、社内で導入が進んでいない方は、コミュニケーション手段としてチャットアプリの導入を提案してみてはいかがでしょうか。

チャットで連絡するデメリット

チャットで連絡をすることにデメリットもあります。主なデメリットは以下の通りです。

• チャットの使用をNGにしている会社がある
• 私的な会話をする人がいる
• 人によっては上司に対して使いづらい
• 文章が簡略的になり伝わらないことがある

チャットはメールに比べて砕けた表現を使いやすくなるので、私的な会話が飛び交う可能性があります。たとえば、仕事に対する不満や上司に対する苦言などを漏らす人がいるかもしれません。私的な会話が入ることで集中力が切れてしまい、仕事に支障をきたす恐れがあるため、チャットの採用を見送っている会社もあります。

また、人によっては目上の者に対して、簡素な文章を送ることに抵抗がある人もいるでしょう。文章が簡素すぎることで、相手に上手く伝わらないこともあります。チャットならではのデメリットもあるので、メリットと天秤にかけて、どの連絡手段を取るのか検討してみましょう。