勤怠管理システムの費用相場は？
損をしないための選び方や注意点も解説

勤怠管理システムのタイプは主に2種類

勤怠管理システムには、「インストール型」と「クラウド型」の2つがあります。ここでは、それぞれのタイプの特徴を、詳しく解説していきます。

1.インストール型

インストール型とは、パッケージ型と呼ばれることもある、自社のサーバーに直接インストールして利用する勤怠管理システムのことです。
従業員の勤怠情報は、社内の専用サーバーで管理されます。
自社のネットワーク環境でシステムを管理するため、必要に応じたカスタマイズがしやすいことが特徴です。
場合によってはインターネットが不要なケースもあります。
また、ほかのシステムと連携しやすいのも特徴です。
ほかには、セキュリティ性能が高く社外に情報が漏れにくいのもメリットといえます。

ただし、インストール型は初期費用が高額であると同時に、導入するための期間が長くなりがちというデメリットがあります。
また、システム部門の人件費やサーバーの買い替え、それに法改正へ対応するための費用やサーバーの電気代など、メンテナンス費用や維持費用がかかるのも要注意です。
そのため、拠点が複数あったり、リモートワークによる業務をおこなったりする企業には向いていないとされています。
そのうえ、サポートはシステムのみになる場合が多く、法改正などに対するシステム変更サポートには対応していないことが多いのも注意が必要です。

2.クラウド型

クラウド型とは、システム業者がインターネットを介して運営する勤怠管理システムのことです。
自社でサーバーを構築する必要がないため初期費用を抑えることが可能であり、ネット環境が整っていればどこでも利用可能という利点があります。
リモートワークとの相性も良く、比較的簡単に設定できるため、導入する企業が増えているのです。
メンテナンスや維持はシステム業者が管理するため、自社での運用管理業務は必要ありません。そのため、コストや手間を抑えることが可能であり、システムの入れ替えや見直しも容易です。

法改正によるシステム変更も無償のバージョンアップで対応してくれるサービスが多いため、対応漏れの心配もありません。
そのうえ、無料のトライアル版で導入時の確認ができるサービスもあるのです。また、利用人数や機能、それにデータの保存量には制限がありますが、期間の制限がない無料プランを用意しているサービスもあります。
多くのメリットのあるクラウド型の勤怠管理システムですが、カスタマイズ性の低いことがデメリットです。
なお、ネット環境が必須であるうえ、セキュリティ面は勤怠管理システムのサービス会社に完全依存することになります。
そのため、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃の不安が残るでしょう。

そのため、導入する際には、サービス会社のセキュリティ対策やデータのバックアップ状況、それに障害が発生した場合の対策など、セキュリティ要件をしっかりと把握しておく必要があります。

インストール型の勤怠管理システムを導入したときの費用相場

インストール型の勤怠管理システムを導入する場合、初期費用はクラウド型よりも高額になりがちです。また、ランニングコストも条件によっては高くなるのが気になるところでしょう。ここでは、インストール型の勤怠管理システムを導入した場合の費用相場について、詳しく解説していきます。

1.初期費用

結論からいうと、インストール型の勤怠管理システムの初期費用は、30万～150万円かかるとされています。
この中には、「サーバー購入費」「パッケージ購入費」「システム構築費」「ソフトウェアのイントール・セットアップ費」が含まれるのです。
ソフトウェアには、ライセンス料も含まれています。サーバーは、自社にある既存のサーバーが利用できるなら購入する必要はありません。
ただし、用意されているパッケージでは対応が難しい場合は、フルスクラッチが必要になることがあります。その場合は、数百万円かかることもあるので要注意です。

ほかには、初期費用としてシステムを管理するパソコンや、打刻機器も必要でしょう。打刻機器は、ICカードリーダーなら数千円での購入が可能です。
しかし、高性能な打刻機器は値段も高くなります。たとえば、指紋リーダーなら3万～5万円、静脈リーダーなら15万円前後するのが普通です。

2.ランニングコスト

インストール型の勤怠管理システムの場合、月のランニングコストは約30万～35万円です。
内訳は、サーバー費用が約1万円、保守サポート代が約2万～3万円、そして、エンジニアの人件費が30万円以上かかります。
保守サポート代とは、システム会社への月額費や年額費のことです。
この中には、運用でトラブルが発生した場合のサポートや法改正の場合のシステムアップデート、そしてライセンスの更新費用などが含まれています。

エンジニアの人件費とは、自社に設置したサーバーの管理・運用をする外部スタッフへの報酬のことです。
もし、サーバーの管理・運用に自社の従業員を使ったとしても、システムを効果的に利用するための教育やトレーニングに費用がかかります。
どちらを選択するかは、企業の事情や方針によるでしょう。

なお、従業員数が多い企業にはインストール型の勤怠管理システムが有利とされています。これは、従業員数が増えてもランニングコストはほとんど変わらないのが理由です。
具体的には、従業員数1000人以上の企業なら、インストール型が有利でしょう。
ちなみに、クラウド型の勤怠管理システムの場合は、利用者数が増えるにつれて月額費が上がっていきます。

クラウド型の勤怠管理システムを導入したときの費用相場

初期費用やランニングコストを一定の範囲内に低く抑えたい場合には、クラウド型の勤怠管理システムが有利です。ここでは、クラウド型の勤怠管理システムを導入した場合の費用相場について、詳しく解説していきます。

1.初期費用

クラウド型の勤怠管理システムには、専用のサーバーを購入する必要はありません。
そのうえ、無料で利用できるプランを提供しているクラウド型勤怠管理システムサービスもあるため、初期費用がかからない場合もあるのです。
ただし、無料で利用できるプランは、利用人数や保存できるデータ量などに制限があります。
一方、有料プランを利用しても、クラウド型の勤怠管理システムなら3万～50万円以内で済む場合が多いのです。
内訳は、ライセンス発行料が約5000円～10万円、システム導入サポート費用が20万円以上、そしてシステム移行費用が約20万円となっています。
また、システムにセットになっていない場合は、別途、端末やデバイスの購入費用が必要です。

2.ランニングコスト

クラウド型の勤怠管理システムのランニングコストで、最もかかるのがシステムの使用料金です。
利用者1人あたりの月額が、200～500円程度が一般的で、従業員数によって変動します。
使用料金には、100名までとか500名までなど、まとまった人数で区切ってライセンスを発行し、課金する場合もあるので注意しましょう。
また、サービスが提供している機能やサポートの有無も、使用料金に反映する場合があります。

ただし、システムの保守や管理はすべてサービス側で行うため、自社でのサーバーの管理・運用費やエンジニアの人件費は不要です。
そのため、管理のコストが安く済むと同時に、手間も省けます。なお、クラウド型の勤怠管理システムは、従業員数の少ない企業での利用が有利とされています。
これは、クラウド型の勤怠管理システムは、利用者が増えるほどに月額費が高くなる従量課金のためです。
具体的には、1000人以下の従業員の企業が有利でしょう。

勤怠管理システムの費用を左右する要素とは？

勤怠管理システムの費用を左右する要素は、おもに「勤怠管理システムの仕組みがシンプルか高度か」「ほかの機能と連携が可能か否か」「従業員数がどのくらいいるのか」などです。
勤怠管理システムの仕組みがシンプルなほど、費用が安く済む傾向にあります。
たとえば、選択肢から項目を選ぶだけ、または枠に数字を入力するだけなどの仕組みの場合です。
このようにシンプルな仕組みの場合は、自社のみでシステム全体の設定・操作ができるため、システム業者のサポートがいりません。
その結果、費用が安く済むのです。

ただし、シンプルな仕組みは、決められた数字しか入力できなかったり、限られた項目しか選べなかったりなど、柔軟性は乏しいというデメリットがあります。
そのため、自社の運用方法をシステムに合わせる必要があるのです。
もしも合わせられない部分がある場合は、人手による作業が必要になります。
高度な仕組みの勤怠管理システムは、自社で操作できる部分とシステム業者が設定する部分に分かれているのが普通です。
初期設定はシステム業者が代行することが前提となります。そのため、費用が高いのです。

ただし、複雑な計算式に柔軟に対応できるため、自社の要望にあったカスタマイズを施しやすいのが大きなメリットでしょう。
また、設定責任はシステム業者が負ってくれるというのもメリットです。
連携可能なほかの機能とは、たとえば給与管理システムや経費管理システムのことです。
連携する機能が増えるほどに費用は高くなります。
従業員数の多い会社は、システム費用が従業員の数に影響を受けないために、インストール型の勤怠管理システムのほうが費用が安くなる傾向です。
ただし、初期費用が高くなりがちなので注意が必要でしょう。
従業員数の少ない会社では、初期費用を抑えられるという理由から、クラウド型の勤怠管理システムのほうが費用を安くできます。

損をしない勤怠管理システムを選ぶためのポイント3選

同じ勤怠管理システムでも、会社の規模や必要とする機能によって、かかるコストが変わってきます。必要以上にコストをかけないためにも、自社にあった勤怠管理システムをしっかりと見極める必要があるでしょう。ここでは、損をしない勤怠管理システムを選ぶためのポイント3選を詳しく紹介していきます。

1.自社にとって必要な機能が揃っているか

勤怠管理システムを選ぶうえで欠かせないポイントの1つは、自社にとって必要な機能が提供されているかどうかです。
たとえコストが安くても、必要な機能のない勤怠管理システムでは導入する意味はありません。
反対に、多くの機能が提供されている勤怠管理システムが自社に役立つと感じて、導入してしまう場合があります。
しかし、提供されている機能の多くを自社が必要としなければ、費用対効果は非常に悪くなるのです。

そのため、自社に導入する勤怠管理システムに必要な機能と不要な機能を、あらかじめ明確にしておくことが重要でしょう。
これが、導入コストを抑えることにつながります。また、自社で今まで行われてきた勤務ルールと、導入する勤怠管理システムとの親和性も重要です。
打刻方法が今までと変わってしまうと慣れるまでに時間がかかり、ミスの原因となる場合があります。

2.導入後のサポートが手厚いか

勤怠管理システムを選ぶ2つ目のポイントは、導入後のサポートが手厚いかどうかです。
運用するうえでの操作やメンテナンスのフォロー、そして、トラブル発生時の対応などのサポートが手厚いと、勤怠管理システムが従業員に馴染むまでの時間の短縮や、使用時の安心感にもつながってきます。
そのため、サポートの内容は必ず確認しておきましょう。
具体的には、電話以外にチャットやメールでも相談できるか、遅い時間でも対応してもらえるかなどです。
また、インストール型の勤怠管理システムは、サポートに月額オプションが必要な場合があります。
サポートが乏しい勤怠管理システムは、トラブル時に思わぬ出費が必要だったり、復旧までに時間がかかったりなどのリスクが高いので注意が必要です。

3.無料トライアルで試せるか

勤怠管理システムを選ぶ3つ目のポイントは、無料トライアルで試せるかどうかです。
無料トライアルが試せると、勤怠管理システムが自社に合っているか否かを、実際に使ったうえで確認できます。
また、ホームページの情報や口コミだけでは判断できない部分を、実際に使って確認できるのは非常に利があるでしょう。
クラウド型の勤怠管理システムでは、無料トライアルを実施している製品が多いので、確認することをおすすめします。
また、中には無料トライアルではなく、無料プランが利用できる製品もあるのです。
この場合の多くは、利用できる機能や人数、データ保存量に制限があります。
しかし、基本性能は十分に確認できるので、自社に合っているかを判断してから有料プランへ移行することが可能です。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを導入する際に注意が必要なのは、主に「初期費用が高額になる場合」「社内の勤務ルールが独特な場合」「社内で使用しているほかのシステムやソフトがある場合」です。
初期費用があまりに高額になると、将来的にはコスト削減を期待できても、費用対効果の点で社内稟議が通らないことがあります。
その場合は、クラウド型の勤怠管理システムを検討することがおすすめです。
クラウド型の勤怠管理システムなら、初期費用がかからない製品も存在します。
勤怠管理システムを導入するときは、初期費用とランニングコストを加味したうえで、費用対効果を判断する必要があるのです。

社内の勤務ルールが独特である場合は、適合する勤怠管理システムが探しにくくなるでしょう。
場合によっては、1からシステムを構築するフルスクラッチを考える必要もあるかもしれません。
この場合は、初期費用が非常に高額になります。
それならいっそ、勤怠管理システムの導入をきっかけに、社内の勤務ルールを見直すことを考えるのも1つの方法でしょう。

社内で使用しているほかのシステムやソフトと、勤怠管理システムの連携はとても大切です。
たとえば社内に既存のチャットシステムがある場合、勤怠管理システムとの連携ができないと、打刻時間の修正などを連絡したい場合に自動リマインドができないなどの事態が発生します。
その場合、手間をかけて個別に連絡をとらなければなりません。
ほかには、給与管理システムや労務管理システムとの連携も重要です。
勤怠管理システムは、ほかのシステムやソフトと一元管理ができると、作業が効率的になり生産性の向上も期待できます。