勤怠管理システムのメリットとは？必要とされる理由や導入時の注意点も解説

社員の給料計算、法令順守などの点から重要度が高い勤怠管理ですが、タイムカードやExcelといった管理方法は人為的ミスが起こりやすいです。
その分だけ手間がかかるため、勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
このページでは、勤怠管理システムの概要をメリットなども含めて解説し、システム導入における注意点・選び方についてもお話しします。

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勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、勤怠全般の管理業務をサポートするためのシステムです。たとえば、出退勤の記録や休暇の申請、シフト管理などが挙げられます。勤怠管理システムの主な機能は2つ、「打刻や各種申告の記録」「記録情報の集計・管理」です。そのほかにも、承認忘れ防止の通知機能、残業時間の超過防止のアラート機能など便利な機能が搭載されているタイプもあります。システムの導入はプロジェクトの効率化や、利益の向上に有効です。従業員の勤務状況をリアルタイムに確認できるため、作業効率の比較や、作業量が多い従業員の工数調整も可能となります。
勤怠管理システムは自社サーバー上に構築するオンプレミス型が主流でした。しかし、インターネットに接続するだけで使用できるクラウド型が登場してからは、より導入しやすいクラウド型の利用が増えているのが現状です。自社のセキュリティポリシーを考慮して選択している企業もあります。

勤怠管理システムが
必要とされる理由

労働基準法の改正で規定労働時間の超過、有給の未取得には厳しい目が向けられています。労働基準法違反をすると労働基準監督署から勧告を受けるため、ブラック企業のイメージがつくケースも少なくありません。勤怠管理システムは従業員一人ひとりの勤務状況をリアルタイムで確認できるため、勤怠トラブル防止に役立ちます。また、新型コロナウイルスの流行でリモートワークが増加したのも、システムの導入が増えた理由のひとつです。

2019年以前は、リモートワークの勤怠管理方法として勤怠管理表へのデータ入力、上司へのメール報告などが一般的でした。しかし、労働基準法の改正によって客観的な方法による労働時間の管理が義務づけられており、これまでの自己申告制では法的要件が不十分です。そのため、場所・時間を問わずに客観的な勤怠記録ができる勤怠管理システムは、非常に有用な方法となっています。

勤怠管理システムの導入によって
期待できるメリット

勤怠管理システムの導入によって、労務管理のサポートや業務の効率化、ほかのシステムと連携などさまざまなメリットが得られます。
こちらでは、どのようなメリットが期待できるのかを紹介します。

3つのメリット

正確な打刻時間で管理ができる

勤怠管理システムの最も大きなメリットは、打刻時間の正確な把握ができる点です。勤怠管理システムによる打刻はスマホやPC画面、ICカードなどでワンタッチで行えるため、勤怠表で起きる入力ミスが発生しにくくなります。また、タイムカードで始業・終業時間の打刻をするための順番待ちがなくなり、スムーズな打刻が可能です。タイムカードは手作業入力による集計を行う際に転記ミスが起きやすいですが、勤怠管理システムは自動計算するので打ち直しなどの手間もかかりません。
従業員数が多いほど転記ミスも起こりがちで、その都度打ち直しをしていては転記作業だけで1日が終わってしまうなど、ほかの業務に影響が出てしまう可能性もあります。作業の遅れが生じた場合には人事・労務の担当者のストレス・焦りなどによるミスが多発するケースも多いです。システム導入で正確な打刻時間を管理できれば、人事・労務担当者だけではなく、従業員全員が残業や休日出勤などで疲労が蓄積して過労につながる可能性を軽減できます。ストレス・疲労の蓄積は脳や心臓に負担をかけやすく、最悪の場合、過労死するケースもあるので注意が必要です。

不正打刻の発生確率が下がる

手書きやタイムカードなどによる勤怠時間の管理には、不正打刻のリスクがあります。たとえば、勤務時間の改ざんやほかの人にタイムカードの打刻を頼むといった例があります。このような不正を暴くためにはタイムレコーダーの設置場所に監視カメラを設置するなどしなければ、確実な証拠を得られません。ただ、監視カメラを設置すると従業員との信頼関係にかかわる可能性があります。コストがかからず、導入しやすいタイムカード制ですが、デメリットが多いことも否定できません。また、悪意がなかった場合でも、勘違いやトラブルで正確な記録ができないケースも起こり得るのがタイムカードです。
一方、勤怠管理システムは社員証のICカードの利用、顔・指紋による認証などを活用できるため、基本的に本人以外が打刻できません。記録ミスが起きてしまう可能性も極めて低いです。クラウド型の勤怠管理システムにはGPS打刻機能があるタイプもあり、不正打刻だけではなく、従業員の誰が・いつ・どこで打刻したのかまで管理できます。

法令に違反しない労働管理が実現できる

勤怠システムを毎日活用すれば残業時間も正確に把握できるため、国が推し進めている働き方改革の順守をする意味でも非常に重要です。たとえば、「36協定」では、以前は実質無制限で行われてきた残業が「月45時間・年360時間まで」と上限を定められています。上限時間を守らなかった場合は労働基準法違反になり、6カ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金の刑に処せられるので気をつけなければなりません。勤怠管理システムを導入すると残業時間を自動集計し、月末までに超過する可能性がある従業員の有無を間違いなく確認できます。
また、労働基準法の改正は短期間で実施されることが多く、勤怠管理も都度内容に応じた変更が必要です。勤怠管理システムは法改正があると新しい内容に沿って自動的に切り替わるため、自社側でうっかり変更し忘れてしまうこともありません。ただ、システムのバージョンアップは別途料金がかかるケースもあり、契約前に確認しておくほうが安心です。

人事や労務担当者の業務負担が軽くなる

タイムカードなどの勤怠管理は手作業になることが多く、従業員数が多いほど人事・労務担当者の業務負担が重くなります。Excelなどの表計算ソフトを使用しても、複雑な計算式を勤務形態に合わせて用意しなければなりません。勤怠管理システムは業務の自動化が可能なので、そういった担当者の負担も大きく軽減されます。
たとえば、変形労働時間制、フレックスタイム制のようなやや複雑な雇用形態でも、勤怠管理システムのメニューには個別設定で集計・計算できる機能があるので便利です。また、有給の取得状況の管理機能、勤怠の申請関連機能などもシステムに組み込まれています。これまで勤怠管理にかける必要があった労力が全体的に軽減され、人事・労務担当者がほかの重要業務に対応する時間も確保可能です。

他システムと連携できる

一般的に、勤怠管理システムでは勤怠のデータがCSV形式で出力できるため、ほかのシステムとの連携も可能です。たとえば、勤怠データを給与管理システムに取り込み、勤怠管理から給与計算までの流れを集約できます。サービス提携によって給与計算システム、Web給与明細ソフト、経費精算システム、モバイルデバイスなどと直接APIによる連携が可能なものも多いです。
給与計算システムと連携ができれば、従業員の給与を自動で計算することが可能です。手作業による計算ミスをすることもなく、短時間で給与関連の業務が進められます。勤怠管理システムのデータを給与計算システムに移行すると残業代の計算も素早く行えたり、コンプライアンス面でも確認しやすくなったりするので安心です。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムはさまざまなメリットがありますが、コストや導入工数など、事前の検討が必要なことも多いです。
こちらでは勤怠管理システムの導入時に気をつけたほうがよい点について解説します。

コストがかかり費用対効果が見えづらい

勤怠管理システムによってコストが異なり、初期費用が無料のもの、数百万円かかるものがあります。いずれのシステムも、コストがかからないものはないのが前提であると考えておきましょう。システムのタイプによってコストが異なりますが、クラウド型は既存Webサービスの利用ができるため、比較的安価ですみます。カスタマイズしやすい代わりに、自社に独自サーバーの構築が必要なオンプレミス型は高額になりやすいです。
さらに、勤怠管理システムは費用対効果がわかりにくい点も注意が必要です。現場では作業効率化のイメージが明確でも、導入するために経営層の理解を得るのは困難といえます。導入前後の作業時間の差異、長時間残業の防止による企業イメージの向上など、さまざまな視点からのメリットを挙げて説得しなければなりません。

導入に向けて工数がかかる

勤怠管理システムは、運用前に自社の就業規則に合わせた勤務時間やシフト形態、有給付与の仕組みなどすべてを設定する必要があります。正確さに影響するので、事前準備は時間がかかると考えておきましょう。また、従業員に対して利用方法のマニュアル作成、ルール共有のための説明会開催なども必要です。従業員数や拠点が多い企業ほどシステムの浸透に時間がかかります。混乱を避けるには、既存の勤怠管理方法と並行して運用したり、一部の部署で試験的な稼働をしたりと、徐々に進めていくのがいいでしょう。
ネットワーク回線の速度が遅いと、ページが正しく表示されなかったりきちんと操作できないケースがあります。このような場合は、インターネット契約プランの見直しをする必要があるでしょう。このように根本的な問題で時間がかかるケースもあります。

就業規則の対応が難しいケースがある

複雑な就業規則の場合はシステムで対応しきれないケースもあります。独自の振替休日や代休、法定休日といったルールが定められている場合などです。企業のなかにはそういった独自ルールが複雑すぎるため、自社システムを開発するところもあります。しかし、満足できるシステムが出来上がらなかったというケースがないわけではありません。実際に運用できるシステムに仕上げるために、莫大なコストと時間を要したにもかかわらずです。
システム非対応の部分は従業員の手作業になるため、効率ダウンにつながります。給与計算のような重要部分にかかわる内容が非対応なのはシステム導入の意味がありません。そのため、勤怠管理システムの導入時は、自社の就業規則に合わせてカスタマイズが可能かどうかを事前確認するのが大切です。

勤怠管理システムを
選ぶときのポイント

勤怠管理システムは多くの製品がリリースされており、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
勤怠管理システムを選ぶときに注目したほうがよいポイントを紹介します。

ポイント1
自社にとって必要な機能があるか

機能の数が多いほど優れたシステムと考える人は少なくありませんが、必ずしも自社向きとはいえません。それどころか、自社にとっては不要な機能が増えるほど使いにくくなるため、勤怠管理システムはシンプルなものが使いやすいといってもよいでしょう。まずは自社の勤怠管理にかかわる課題を明確にしたうえで、システムに必要な機能があるかどうかの確認が重要です。必要な機能があれば、あとは使いやすさをお試し期間があるシステムで確かめてみる必要があります。
ただ、シンプルなタイプを選ぶと、状況が変化してシステムにない機能を使いたいときに、その都度ほかのシステムと連携しなければなりません。連携方法が簡単なものもあれば、手間がかかるものもあるため、あらかじめその点を確認しておくほうが無難です。いずれ使用する可能性がある機能は、すぐに使用しなくても必要な機能としてシステム選択時の条件のひとつとして考えましょう。多機能なシステムは便利な分コストも高額になりがちなため、費用対効果も薄くなります。各システムを比較し、自社の条件に最も適しているシステムの導入をしましょう。

ポイント2
自社にあった打刻方法か

勤怠管理システムの打刻方法は種類が多いため、自社に合った方法を選択するのが重要です。たとえば、指紋認証・静脈認証といった生体認証打刻は本人でなければ認証できないので、不正打刻を完全に防げます。しかも、正確性にも優れているのが良いところです。ICカード打刻は自社の社員証、Suica・PASMOなど交通系カードを利用する方法で、便利なうえに専用打刻機も比較的リーズナブルに導入できます。指紋は一人ひとり異なりますが、怪我を負うと認証しづらくなる可能性もあります。そこで、さらに間違いのない打刻ができるように、静脈と指紋の両方を認証するハイブリッド指紋認証や、指・手のひらの静脈を読み取る静脈認証を導入する企業もあります。
スマホ打刻ができる機能を持つ勤怠管理システムも珍しくありません。GPSも利用できれば、外出先での勤怠を不正防止しつつ管理できます。従業員全員が社内など同じ場所で勤務する企業ならば生体認証打刻、ICカード打刻がおすすめです。もし、外部で働く人が多い企業であれば、GPSを利用したスマホ打刻が向いています。ICカードよりコストを抑えて作成できるバーコード打刻もあり、こちらはバーコード入りの社員証をかざすだけで打刻できるものです。同じバーコード打刻でも変わり種として、4色で構成されたカラーバーコードであるカメレオンコードもあります。こちらも基本的に打刻方法はバーコード打刻と同じで、バーコードをカメラにかざすだけです。専用リーダー端末が不要で、iPadなどのカメラでそのまま打刻ができます。

ポイント3
導入後に手厚いサポートがあるか

初めて勤怠管理システムを導入する際は説明をしっかり確認したとしても、状況によってわからないことが出てきます。そのため、導入後に運用サポート、トラブル発生時のフォローをしてくれるサービスがあると安心です。事前チェックとして、問い合わせ時のレスポンスの速さと丁寧さ、24時間体制で対応しているかは重要ポイントといえます。ほかにも、電話やチャット、メールなど問い合わせ方法が充実しているのが望ましいです。システムによっては、サポートを受けるのが有料になっているものもあります。
実際にあるサポートはさまざまですが、ひとつには初期設定が挙げられます。初期設定の説明会の開催やシステムのベンダーが設定をしてくれるなど、手厚いサービスを行っているところもあるので便利です。ほかには、クラウド型のシステムでのトラブル、たとえば、バグや脆弱性の発見、アクセス障害が起こったときに素早く対応してくれます。システムの運用方法に変化があった際に、必要なアドバイスをしてくれるところも頼りになるでしょう。

自社にあったシステムを導入して
スムーズな勤怠管理を目指そう！

働き方の多様化で、人事・労務担当者の勤怠管理に関する負担は重くなっています。勤怠管理システムの導入でその問題を軽減できるかもしれません。ただ、導入には時間がかかり、自社の条件に合ったシステムかどうかを見極める必要があります。今回お伝えした自社に合う勤怠管理システムを選択する際のポイントを参考にして、正確かつ効率的な勤怠管理を実現しましょう。

勤怠管理システムの
メリットとは？
必要とされる理由や導入時の
注意点も解説

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムが
必要とされる理由