PCログで勤怠管理する方法とは？
メリットや注意点なども解説
働き方改革や新型コロナウイルスに伴うテレワークの急増などの影響を受け、勤怠管理の重要度はより高くなってきています。
勤怠管理を正確に行いたいと考えたとき、PCログを利用するのはひとつの有効な手段でしょう。
本ページではまず、勤怠管理が疎かになったときに発生する問題点について整理し、
PCログによる勤怠管理の方法、期待できるメリットや注意点などを解説していきます。
正確な勤怠管理を行わなかったときに発生する3つの問題点とは？
PCログで勤怠管理する方法を説明する前に、なぜ正確な勤怠管理が必要なのかをあらためて考えてみましょう。
ここでは、勤怠管理が疎かになったときに発生する3つの問題点について解説します。
労働基準法に違反するリスクが高くなる
経営者は従業員の労働時間を正確に把握し、法律で定められた労働時間を超えないようにする必要があります。厚生労働省の定めた時間外労働は1カ月の上限が45時間、年間360時間までです。なお、特別な事情があった際は1カ月の上限が100時間未満、年間720時間とされています。
勤怠管理を疎かにしてしまうと、管理する側はルールを守っているつもりでも、従業員が勝手に長時間残業やサービス残業などをすることがあります。そのため、労働基準法に違反しやすくなるリスクが高くなります。
労働時間の上限を超えると、労働基準法に違反してしまい、罰則を受ける必要があります。さらに、状況によっては会社名が公表され、企業やブランドイメージが大幅にダウンするケースがあるため注意が必要です。
従業員の仕事の生産性が落ちる
勤怠管理が適切に行われておらず長時間労働が増えてしまうと、従業員の仕事に関する満足度やモチベーションが下がってしまいます。それに伴って、従業員の仕事の生産性も低下するでしょう。
従業員の負担がさらに大きくなると、生産性の低下にとどまらず脳や心臓の疾患、精神疾患など深刻な健康被害を引き起こすことにつながります。過労死といった最悪のケースが起きると、訴訟問題にも発展する可能性が高くなります。
勤怠情報の改ざんや申告ミスが発生しやすくなる
勤怠管理が適切に行われていないと、従業員のコンプライアンス意識が低下し、勤怠情報の不正行為が増加する恐れがあります。
会社の中には、タイムカードやExcelの自己入力などによる勤怠管理をとっているところも多く見られます。しかし、これらは必ずしも正確な勤怠管理とはいえません。タイムカードやExcelは後から修正するのが容易なため、従業員が記録を改ざんし、労働時間をかさ増しして申告する可能性があります。また、上司が部下に対して、タイムカードを先に切り、残業時間がつかないように強制するような不正行為も増えるでしょう。
その他、本人に悪気がなくてもタイムカードを押し忘れたり、Excelの入力を間違えたりといったケースも発生する可能性が考えられます。
PCログによる勤怠管理の
方法は主に2パターン
PCログによる勤怠管理の方法は何種類かありますが、
代表的なものとしては「各社員のPCログをチェック」と「勤怠管理システムの導入」があげられます。
この2パターンについて詳しく解説します。
パターン1
各社員のPCログをチェック
まず、各社員のPCログをチェックする方法について紹介します。
PCログは、Windowsにインストールされている「イベントビューアー」を使えば簡単に確認できます。Windows10の場合は、まず「スタート」を右クリックし、「イベントビューアー」を選択します。イベントビューアーの画面がポップアップで表示されるので、「Windowsログ」の左にある三角マークをクリックします。次に「システム」をクリックし、「現在のログフィルター」を選択します。ポップアップ画面が表示されるので、「<すべてのイベントID>」と書かれた項目に「7001,7002」と入力し、「OK」をクリックします。最後に「フィルターされたログファイルの名前を付けて保存」をクリックし、任意のファイル名で保存をすれば完了です。
Windows8の場合、まず「スタート」を選択し、「コンピューター」を右クリックします。次に、「管理」の「コンピューターの管理」を選択すると「イベントビューアー」が表示されるのでクリックします。その後の操作はWindows10の場合と同様ですが、「<すべてのイベントID>」と書かれた項目に「6005,6006」と入力してください。
PC上にログを保存することも可能ですが、イベントビューアーの形式でファイルが展開されるため、複数のログを一元管理できない点には注意が必要です。また、社員の数だけログが必要になるため、手動でログ収集を行うと時間がかかってしまうという面もあります。
パターン2
勤怠管理システムの導入
まず、各社員のPCログをチェックする方法について紹介します。
PCログに対応した勤怠管理システムを導入すれば、各PCログの取得・保存・監視・分析が効率よく実施できます。さらに、勤怠管理システムはPCログの取得をシステムで自動化しているため、改ざんを防ぐ意味でも有意義です。その上、リアルタイムでPCログを管理することも可能で、不正な作業や労働時間の超過をアラートで通知できるのも大きな魅力です。
PCログによる
勤怠管理で期待できるメリット
PCログを導入すれば長時間残業の抑止ができる上に、テレワーク中の社員の労働時間も柔軟に把握が可能というメリットがあります。
ここでは、PCログによる勤怠管理で期待できるメリットについて解説します。
主なメリット
正確な労働時間の把握
PCログを勤怠管理に利用することで、従業員が1日どれぐらい働いているか、信憑性の高いデータを用意し、正確な労働時間の把握が可能になります。
例えば、業務を開始するときに従業員が自分のPCの電源を入れ、業務終了時に電源を切るルールにすれば、PCが稼働している時間＝労働時間の扱いにできます。さらに、タイムカードと突き合わせることで、会社に申告していないサービス残業を早期に発見したり、実際は労働をしていないカラ残業を防止したりといった効果も期待できるでしょう。
一方、タイムカードの回収や集計作業に手間がかかるため、従業員が多い職場には向いていません。また、打刻忘れやミスが起こりやすいなどのデメリットもあります。さらに、本人以外の打刻もできてしまうため、必ずしも正確な情報で管理できるとは限りません。リアルタイムでの打刻が必要なため、テレワークには対応しにくいことも大きな課題といえるでしょう。
フレキシブルタイムとは？
手書きやエクセルによる自己申告の場合、従業員がうっかり項目を書き忘れてしまうと労働時間を把握する方法がなくなってしまいます。また、タイムカードをうっかり押し忘れるというケースもよく見られるでしょう。
勤怠管理システムを導入したとしても、PCログを利用せず打刻するタイプの場合は打刻の修正機能がついているのが一般的です。退勤を打刻した後に残業が発生したケースでは便利ですが、この打刻の修正機能が悪用されると、労働時間の改ざんへと繋がってしまいます。
その点、PCログは自動で記録が残るため、記録忘れの心配がありません。さらに、アクセス制限を適切に設定すれば改ざんのリスクもほぼなくせます。その上、PCログによる管理を周知することで、会社として法令遵守の意思を示せるので、従業員からの信頼も得られるでしょう。
テレワークへの柔軟な対応
PCログはテレワーク対応にも有効です。テレワークのように従業員の働く姿が直接見えない場合、勤務時間は曖昧になりがちです。そのため、上司も各従業員がどれぐらい働いているかに気を配れなくなってしまうケースに陥ることも少なくありません。
PCログを取得することで労働時間が明確になり、テレワーク中の従業員もメリハリをつけて働くことが可能になります。さらに上司がテレワーク中の労働時間を把握することで、気がつかないうちに一部社員に負担がかかるような状況を防ぎ、従業員の仕事に対するモチベーションを保つ効果もあるでしょう。
PCログによる勤怠管理で
注意すべきポイント
PCログによる勤怠管理はさまざまなメリットがあると解説しましたが、PCの電源を切り忘れると勤務時間が把握できなくなったり、
場合によってはPCログの取集に手間がかかったりすることもあります。
ここでは、PCログによる勤怠管理で注意すべきポイントについて解説します。
運用ルールを守らないと勤務時間が不正になる
PCログによる勤怠管理の運用ルールを守らないと勤務時間が不正になってしまいます。例えば、PCが稼働している時間＝労働時間の扱いにしている場合、シャットダウンせずにパソコンを放置しているとそのまま勤務時間として扱われることになります。そのため、従業員に対して運用ルールが徹底されているかの確認を怠らないようにしましょう。
また、スリープモード中もPCログは取得され続けますが、実際には業務をしていない時間となります。昼休みなど、あまりにもスリープモードが長い場合、スリープモード中は業務外にするなどの対応が必要です。
また、PCログで勤怠管理をするのであれば、PCに電源を入れたらすぐに仕事をするのが前提になります。ですが、人によってはPCの電源を入れた後、コーヒーを飲んだり雑談をしたりする人もいるでしょう。PCログだけで勤怠管理をするのではなく、勤怠管理システムの打刻を組み合わせて、いつから労働を始めたのかの履歴をシステム上にも残すのが望ましい運用方法です。
PCログの取集に大きな手間がかかる
PCログの収集は、場合によっては時間がとられる作業になるリスクがあります。例えば、PCログによる勤怠管理は従業員が使用しているPCの台数分ログが発生するため、多くの従業員を抱える大企業ではログの収集に大変な手間がかかるでしょう。さらに、PCログだけでなく、タイムカードや勤怠管理システムなど他の勤怠管理と併用している場合は、PCログと他の勤怠管理との照合作業も必要です。
そのため、PCログによる管理は手動で行うのではなく、ログを管理するシステムやPCログと連動ができる勤怠管理システムを活用するのが効率的といえるでしょう。社員のログを自動で収集・保存し、不正行為を検知してアラートをあげる機能も備えています。
PCログに対応した勤怠管理システムが少ない
PCログに対応した勤怠管理システムは意外に少ないことも留意すべきポイントです。PCログは作業効率化のために勤怠管理システムと連携させるのが望ましいとご説明しましたが、PCログが取得できる勤怠管理システムはあまり多くないのが実情です。また、PCログの取得ができても、Windowsだけに対応していてMacは非対応のケースもあります。
勤怠管理システムを導入したのにPCログには対応していなかった、といったことがないように、システムの仕様をしっかりと確認しておきましょう。また、直行直帰や外回りが多い営業職などはPCログが活用できないので、そのような場合はスマートフォンを利用した勤怠管理システムの導入も検討するのがおすすめです。
正確な勤怠管理は
自社に合った
勤怠管理システムで実現しよう
管理者が勤怠管理を正確に行うことで、労働時間の的確な把握や正しい給与計算に役立つなど、さまざまなメリットがあることがわかりました。また、コンプライアンスの遵守など企業イメージアップにも一役買っています。勤怠管理の方法は、タイムカードやエクセルなどでも行えますが、利便性の高さを考慮すると勤怠管理システムがおすすめです。事務負担軽減のためにも、勤怠管理システムを導入して適切な勤怠管理を行いましょう。
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