勤怠管理の目的とは？
管理者が知っておきたい
重要性とその方法

タイムカード

１つ目は、タイムカードを利用した勤怠管理方法です。タイムカードは、出退勤時に各従業員がタイムレコーダーへ打刻により記録します。以前から採用されている方法なので、イメージしやすい人が多いのではないでしょうか。実際に、現在もタイムレコーダードで勤怠管理している企業もあります。タイムカードは、「比較的安価で導入しやすい」「操作が手軽」といった点が大きなメリットです。また、機械操作が苦手な人でも覚えやすい点も魅力といえるでしょう。

一方、タイムカードの回収や集計作業に手間がかかるため、従業員が多い職場には向いていません。また、打刻忘れやミスが起こりやすいなどのデメリットもあります。さらに、本人以外の打刻もできてしまうため、必ずしも正確な情報で管理できるとは限りません。リアルタイムでの打刻が必要なため、テレワークには対応しにくいことも大きな課題といえるでしょう。

エクセル

２つ目は、始業時間や終業時間、残業時間など、必要なデータをエクセルに打ち込んで管理する方法です。パソコンがある職場なら、導入コストはほとんどかかりません。無料のテンプレートもあるため、低コストで利用できることも大きなメリットです。入力したデータは、自動集計されるため、タイムカードより手っ取り早い点も魅力といえるでしょう。

一方、エクセルで勤怠管理する場合、入力ミスや集計ミスが起きやすいなどのデメリットもあります。また、入力途中で予期せぬアクシデントが発生する可能性も想定しておくことが必要です。さらに、法改正があったときは各セルに入力されている数式を更新しなければなりません。更新時に数式を打ち間違えてしまった場合は、誤った勤怠管理を継続してしまう恐れもあります。

ちなみに、エクセルでの勤怠管理は自己申告制のため、データの正確性に欠ける点も忘れてはいけません。厚生労働省のガイドラインによると、労働時間の把握する際は、雇用側の記録やタイムカードなど、客観的な記録を利用することが求められています。そのため、ガイドラインに該当しないエクセルでの勤怠管理は、推奨されていないと考えておきましょう。