勤怠管理における
8時間の意味とは？
「所定（法定）労働時間」
の違いを解説

労働基準法では勤怠管理で把握するべき項目の定めは特にありませんが、厚生労働省のガイドラインの内容などに従うのが望ましいでしょう。具体的には、労働日数や始業・終業時刻、労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間出勤数などです。また2019年4月以降、法定の年次有給休暇付与日数が10日以上のすべての労働者に対して、年5日の有給休暇取得が義務化されました。そのため有給休暇の基準日や日数、残日数についても正確に管理する必要があります。
さらに、欠勤日数や休憩時間、早退・遅刻の回数や時間なども把握しておくと実務上で役立ちます。欠勤や遅刻を理由に従業員を解雇せざるを得ないなど後に揉めた場合にも、日々の記録があれば客観的な証拠として提出できるでしょう。これらの勤務状況を記録する媒体や書式に決まりはありませんが、出勤簿などの記録書類は5年間の保存が必要です。従業員数にもよりますが、紙での保存には汚れや紛失などのリスクがあり、また5年分となると量の面でも管理には手間がかかるでしょう。

勤怠管理は、労働基準法で労働時間の規定が適用されるすべての事業所が対象となります。ただし、業務が天候などの自然条件の影響を受ける農業や漁業、林業など、一部のものを除きます。対象となる事業所において、賃金を支払うすべての労働者に対して勤怠管理が必要となるのがポイントです。
従来は管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者を除く労働者が対象とされていました。しかし、2019年に改正された労働安全衛生法において、健康確保を図る観点から実質すべての労働者が対象となりました。労働者への勤怠管理は事業者の義務であるため、適切に管理できる体制をしっかり整えなければなりません。労働安全衛生法の改正では、健康情報取扱規程を作成して労働者の心身の健康状態の情報も適正に活用、管理することも新たに企業に義務付けられています。

これまで多くの企業で行われてきた勤怠管理の方法は、主に「紙の出勤簿に手書き」「タイムカードによる打刻」「Excel入力」などがあります。

従来の勤怠管理のやり方

紙の出勤簿

紙の出勤簿は、労働者自身が勤務状況を手書きする方法です。コストをかけずに簡単に導入できますが、計算ミスや不正・改ざんが起きやすく、手作業の集計に手間を要します。従業員が多ければ担当者の毎月の作業量は膨大なものとなり、業務過多の要因にもなります。

タイムカード

タイムカードは、タイムレコーダーに紙のシートを差し込み、出退勤時刻を打刻するやり方です。使いやすくコストも比較的安価ですが、やはり自動集計はできません。紙の出勤簿と同じく計算ミスなどが起きやすく、集計にも手間がかかります。また、紙と同様に数年分を保存しておくスペースも必要です。

Excel入力

Excel入力は、Excelに計算式やマクロを組み、労働者自身が出退勤時刻などを入力する方法です。自動計算が可能でありデータの加工などもしやすいのがメリットですが、一方で計算式を間違えることでの誤入力や記入漏れが心配されます。また、不正や改ざんが起きるリスクもあります。Excelの場合には、メンテナンスや修正にもスキルが求められるでしょう。