従業員がタイムカードを押し忘れたら？
押し忘れの対策方法もご紹介

そもそもタイムカードの押し忘れが起こる理由とは

そもそも、なぜタイムカードの押し忘れが起こってしまうのでしょうか。タイムカードを押し忘れてしまう理由として、以下が考えられます。

• 打刻機の場所が分かりにくい
• 打刻する習慣がない
• 打刻に手間がかかる

視界に入りにくい場所や、席に着くまでに遠回りしなければならない場所に打刻機があると、タイムカードの押し忘れが頻発する可能性があります。

従業員に打刻する習慣がないのも、タイムカードの押し忘れが発生する原因です。ペナルティなどがない場合、「打刻しなくても問題ない」と思っている従業員もいるかもしれません。

打刻が完了するまでに複数の操作が必要など、手間がかかるケースも原因として考えられます。急いでいたり打刻機が混雑していたりすると、打刻を後回しにしてそのまま忘れてしまう人もいるでしょう。

タイムカードの押し忘れを防ぐ方法

「なるべく従業員にペナルティを課すのは避けたい」と思っている人も多いでしょう。ペナルティ以外でタイムカードの押し忘れを防ぐ方法として、以下のような方法があります。

• 打刻機を見やすい場所に設置する
• 従業員同士で確認し合う体制を整える
• アラームや貼り紙などリマインダーを表示する
• 勤怠管理システムを活用する

それぞれの方法について、以下で詳しく解説します。

打刻機を見やすい場所に設置する

打刻機の場所が分かりにくいのが原因となっている場合、打刻機を見やすい場所に設置するとタイムカードの押し忘れを減らす効果が期待できます。職場の出入り口や、更衣室から執務室への通路など、出退勤のときに必ず通る場所に設置すると効果的です。

出退勤のときに打刻機が自然と目に入れば、タイムカードの押し忘れは減るでしょう。他の人が打刻している姿も目に入りやすくなるので、タイムカードの存在を思い出しやすくなる効果もあります。

打刻機の場所を変えるだけで新しいシステムやルールを導入するわけではないので、今すぐに実践できる対処法のひとつです。

従業員同士で確認し合う体制を整える

いくら気をつけていても、打刻を忘れてしまうことはあるでしょう。そこで、従業員同士でタイムカードを押し忘れていないかを確認し合う体制をつくるのも効果的です。例えば、部署ごとにひとりの担当者を決めて、毎朝チェックするルールをつくれば押し忘れを防げます。

担当者を固定すると従業員の負担になる可能性があるので、一定期間で持ち回りとするのもよいでしょう。人事や総務の担当者が注意喚起するのも効果はありますが、部署内で毎朝チェックするようにすると、より効果が期待できます。

アラームや貼り紙などリマインダーを表示する

リマインダーを表示するのも、タイムカードの押し忘れに効果があります。会社としてできるリマインダーとしては、社内の目に入りやすい場所に貼り紙をすることです。更衣室や出入り口付近など、多くの従業員が通る場所に目立つよう貼り紙を掲示しておきましょう。

従業員のスマホやパソコンに、アラームやリマインダー設定を入れるようにお願いするという方法もあります。スマホやパソコンにリマインダーが表示されれば、より打刻を忘れにくくなるはずです。

勤怠管理システムを活用する

ここまではタイムカードを使用する前提の対処法でしたが、パソコンやスマホで出退勤時刻を管理する、勤怠管理システムを活用するという方法もあります。勤怠管理システムならそれぞれのスマホやパソコンから打刻ができるので、打刻機を設置する必要がありません。

打刻忘れを防ぐアラート機能があるものや、スマホのGPS機能で職場に入ると自動的に打刻されるものもあり、打刻忘れを防ぐための便利な機能が備わっています。

勤怠管理システムは従業員が便利になるだけでなく、労働時間の集計が楽に行えるようになるなど、人事や総務の担当者にとってもメリットの多いツールです。タイムカードの押し忘れが多い場合は、勤怠管理の仕組みから見直してみるのもひとつの方法です。