エクセル（Excel）で
給与計算をする方法｜関数もご紹介

給与計算用のエクセルシートを使う方法

給与計算用のエクセルシートを使う方法についてご紹介します。

今回は準備編と計算編の2つの構成で説明するので、給与計算をエクセルで行うときの参考にしてみてください。なお、すでにエクセルをインストールしている前提で話を進めます。

準備編：必要なデータを事前に入力する

給与計算を行うためには、給与に関するデータを入力しなければなりません。給与計算に必要なデータは以下の通りです。

• 給与情報（給与の締め日、支給日など）
• 従業員の情報（氏名、生年月日、入社日、雇用保険加入状況など）
• 給与データ（基本給、扶養控除家族の人数、交通費など）
• 賃金データ（残業手当、深夜手当、休日手当など）
• 出勤状況（出勤日数、欠勤日数、有給取得日数など）

特に、給与データや賃金データ、出勤状況は給与計算に大きく影響する項目なので、漏れがないように入力しましょう。

計算編：関数を使う

必要なデータを入力したら、関数を使って給与計算をします。

関数とは一定の計算を行うための計算式のことで、セル内の計算のルールを意味します。関数を活用すれば、指定した計算式に応じて自動で計算できます。

たとえば、A1のセルに「SUM（A2:A4）」と設定すれば、A2からA4までのセルの数値を自動で足し算してくれます。

途中でA3の数値を変更しても、その変更した数値に応じて自動で再計算してくれるため、手間がかかりません。

関数にはさまざまな種類があるので、ここでは給与計算に便利な関数を3つご紹介します。

IF関数

IF関数とは、設定した条件を基準に結果を振り分ける式のことです。

給与計算では、残業や早退・遅刻を把握するために使われる傾向があります。

たとえば、「実労働時間＝予定労働時間のときは残業はなし、一致していなければ残業もしくは早退・遅刻あり」と設定すれば、打刻結果を反映することで一瞬で勤務状況の把握が可能です。

なお、IF関数の計算式は「IF（論理式,真の場合,偽の場合）」です。具体的な例をご紹介します。

=IF(B1＝B2,“〇”,“×”)
B1:予定労働時間,B2:実労働時間

このようなIF関数を設定すれば、実労働時間が予定労働時間と同じ場合はセル上に〇と表示され、実労働時間が予定労働時間と異なる場合は×と表示されます。

この関数は、総労働時間が法定基準を上回っているかどうか確認するためにも使えます。給与計算だけでなく勤怠管理にも便利な関数です。

WEEKDAY関数

WEEKDAY関数とは、日付に応じて曜日を数字で表す関数です。WEEKDAY関数の式は「WEEKDAY（シリアル値,種類）」で、シリアル値はセルの位置、種類は曜日番号のパターンで数字が入ります。種類ごとの曜日の数字は以下の通りです。

エクセル2010以降は以下のように設定することも可能です。

たとえば、「WEEKDAY（A1,1）※A1のセルは2月1日（火）」の場合、指定のセルの数値は、種類が1で火曜日を示す3となります。

ちなみに、給与計算ではWEEKDAY関数単体で使われることは少なく、IF関数と組み合わせることが多いです。

たとえば、日曜日のセルに定休日と表示したい場合、IF関数の理論式にWEEKDAY(“指定のセル”,1)=6、真の場合に“定休日”、偽の場合に“　”と入力します。そうすることで、全ての日付の日曜日に定休日と表示できます。

関数の挿入でIFを選択すれば、理論式、真の場合、偽の場合を入力する項目が表示されるので、WEEKDAY関数を組み合わせてオリジナルの計算式を試してみましょう。

FLOOR関数

FLOOR関数とは、指定した基準値でデータを切り捨てることができる関数で、式は「FLOOR（数値,基準値）」です。数値の項目でセルを選択し、基準値に切り捨てたい数値を入力します。

この関数を使えば、15分未満の残業時間や50銭未満の給料を切り捨てることが可能です。FLOOR（(“指定のセル”,15）と設定すれば、労働時間の15分未満が自動で切り捨てられます。仕組みもシンプルで分かりやすく、給与計算において使用頻度が高いので、給与計算を簡単にするためにFLOOR関数を積極的に使っていきましょう。

エクセルで給与計算を行うときの注意点

エクセルで給与計算を行うときに注意しなければならない点があります。

特に注意すべきポイントは、保険料率や税率の改正と、定期的なバックアップの2点です。具体的に説明するので、エクセルを使う際の参考にしてみてください。

保険料率や税率の改正を正しく反映する

給与計算では、保険料率や税率の改正を適宜行う必要があります。

給与計算では、支給金額から保険料などを控除しなければなりません。主な控除項目には以下のようなものがあります。

• 所得税
• 雇用保険料
• 社会保険料
• 住民税

各種保険料は改定時期が異なるため、保険料の改正が行われていないか小まめに確認して、正しく反映しましょう。

定期的なバックアップを心がける

パソコンやファイルの故障などのリスクを考慮して、定期的にデータをバックアップしておきましょう。

電子データは消去されてしまうとパソコン上から無くなるため、万が一のことを考えて、小まめにUSBやクラウドサービスにデータを保存しておくことをおすすめします。

機器の故障だけでなく、誤ってデータを書き換えてしまうことも考えられるので、重要なデータは複数の場所に保存しておきましょう。

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