テレワークの勤怠管理は難しい！よくある課題と正確な勤怠管理の方法とは

働き方改革やインターネット環境の発展に伴い、会社員がオフィスから離れた場所で勤務するテレワークが普及しています。
働く立場にとって、テレワークには多くのメリットがあるでしょう。
ただ、会社の立場では難しい問題も抱えています。そのひとつが、テレワーク従業員の勤怠管理です。
同じ場を共有していない相手の労働時間を正確に把握するには、どのような方法が適切なのでしょうか。

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勤怠管理における
テレワークの課題

従来の勤怠管理は、出勤簿へ記入させたり、タイムカードを押させたり、IDカードを専用機器で読み込ませたりして行います。こうした機器や出勤簿が使えない状況でも、オフィスであれば上司が各従業員の出勤と退勤を直接確認できます。ただ、テレワークの場合、自宅などで一人で作業するため、周囲の目が行き届かず、正確な労働実態の把握が難しいです。

2021年に三菱UFJリサーチ＆コンサルティングが公表した「テレワークの労務管理等に関する実態調査」によると、テレワークを行う従業員の勤怠管理における方法に関して「電子ファイルの出勤簿等に自己申告で記入する」と「上長等に対してメールによる報告を行う」との回答が共に多かったのです。「勤怠管理を行っていない」との回答も、全体の数パーセントほどありました。このように、勤怠管理を自己申告制に頼ってしまうと、もし従業員が虚偽の労働時間を申告していて、実際にはサービス残業をしていたり、逆に怠けていて余分に残業代を受け取ったりしていても、会社の立場からは見抜きにくくなります。

正確な勤怠管理の必要性

そもそもなぜ会社経営にとって従業員の正確な勤怠管理が必要なのでしょうか。
主な理由は下記の3つです。

過重労働を予防するため

従業員の働きすぎを未然に防ぐ、あるいは働きすぎの状況を早期発見するために勤怠管理が必要です。過重労働をなくすことで、従業員の心身の健康を保つのが狙いです。どの従業員も健康に働き続けられることが、ひいては企業の業績を安定的に向上させていき、各従業員の家族の生活も維持できる社会貢献へと繋がります。
目安として、週の労働時間が60時間を超えたとき（時間外労働が週20時間超）、健康被害の生じるリスクが高まることがわかっています。日本人には働くことを美徳とする考えや、忙しいことを立派だと考える風潮があります。中には残業代ほしさに働き続ける人も少なくありません。労働時間が長くなりすぎないよう、従業員自身で抑制することが難しい場合もあります。よって、長時間労働を会社が把握して、ストップをかける必要があるのです。

正確な給与計算のため

会社が従業員の給与計算を正確に行うために勤怠管理が必要です。給与は労働の対価として支払われます。有給休暇を利用すれば、従業員が仕事を休んだり、早退したからといって、給与を減らすことはしないですし、残業や休日出勤、深夜労働を行えば、割増賃金を上乗せした給与を会社が支払う必要があります。
ブラック企業批判が社会で渦巻いているこの時代に、サービス残業など許されることではありません。会社が勤怠管理をいい加減にしていて、正当な給与を受け取れなければ、従業員は仕事に対するやる気を削がれ、会社に対する信頼感も失墜するおそれがあります。すべての従業員の労働時間を正確に把握し、その対価を漏れなく支払うことが、企業に課せられた重要な社会的責任なのです。

法令遵守のため

労働基準法で規定されている労働時間や有給休暇の取得義務など、法令を守るために勤怠管理が必要です。さらに、厚生労働省が定めた労働安全衛生規則では、会社が労働時間を把握するのは「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法とする」と明示されています。つまり、従業員自身による自主申告制は、労働時間の把握方法として「客観的」でなく、公式に認められていないのです。
もし、会社がすべての従業員の正確な労働時間の把握を諦め、一連の労働時間規制を遵守できなければ、厚生労働省により「労働基準関係法令違反に係る公表事案」として会社名が明かされて、社会的信頼が損なわれるリスクが伴います。現代社会でコンプライアンスを軽視する企業は、社会的に淘汰されても無理はありません。

テレワークで正確な勤怠管理を
行う方法

テレワーク従業員の日々の労働時間を、会社が客観的に把握することが難しいのも確かです。
どうすればテレワークでも正確な勤怠管理を達成できるようになるのでしょうか。

テレワークでの勤怠管理
3つの方法

メール、チャットなどのコミュニケーションツールを使用する

勤務開始と勤務終了を、テレワークの各従業員がメールやチャットで上司に知らせることにより、少なくともその時間にはテレワーク用PC端末の前にいたことを実証できます。そのため、勤怠管理方法として機能するのです。つまり、テレワークにおける正確な勤怠管理のために、新たなシステムを導入する手間やコストを省けるのが、この方法の最大のメリットといえます。メールやチャットは、すでに多くの従業員にとって慣れ親しんだコミュニケーションツールなので、ルール変更も受け入れやすいでしょう。

ただし、この方法にはデメリットもあります。業務内容と勤務開始や終了の報告がシステム的に紐付いていないため、報告漏れや実労働時間とのずれが生じやすいのです。また、メールやチャットを日常業務でも頻繁に使っている場合、勤務開始や終了の報告が、他の目的のやりとりの中に紛れてしまうため、勤怠管理作業が煩雑になりやすい点もデメリットとして挙げられます。

Excel、スプレッドシートなどの電子ファイルで自己申告する

Excelやスプレッドシート用の電子ファイルに、勤務開始と勤務終了の時刻を書き込んで自己申告させる方法です。これらの表計算アプリは普段から業務で使用している人が多く、新たに勤怠管理のルールとして導入しても教育コストがあまりかかりません。また、1つ目の方法と違い、労働時間集計の自動化が可能で、勤怠管理の手間が大幅に省けることも大きなメリットです。

ただし、1つ目の方法と同じように、報告漏れや実労働時間とのずれが生じるおそれもありますし、表計算マクロの計算式に誤りが紛れていれば、やはり労働時間の正確な把握が達成できない点がデメリットとなります。また、2019年の改正労働安全衛生法・規則によって「客観的な方法」で勤怠管理を行うべき方針を定められており、もはや自己申告制に基づく労働時間の把握方法は推奨されていません。

テレワーク向けのクラウド勤怠管理システムを導入する

テレワークに適応した新たな勤怠管理システムは、離れた場所で仕事を進める従業員の始業・終業時刻や休日の取得状況などを、コンピュータの機能を活用して客観的な方法で把握し、勤怠管理に役立てられるオンライン（クラウド）サービスのことを指します。勤怠管理データをシステム上で一元的に管理できるため、直属の上司や人事部、経理部がリアルタイムでテレワーク従業員の労働時間を把握し、共有できるようになります。また、何かと仕事が長引いて長時間労働になりがちなテレワーカーに対して、仕事を早期に切り上げるよう適切な対応が可能となるのです。

こうした勤怠管理システムは、労働時間・残業代などを自動的に集計できるだけでなく、労働関連法の改正時に併せたシステムのアップデートなども自動化されていることが多く、勤怠管理のミスを防ぎやすいことが大きなメリットです。テレワーク従業員向けであれば、各自の端末を使ってネット経由でどこからでも利用できるクラウド型勤怠管理システムが便利です。さらに、クラウド型であれば、導入コストや維持費も比較的低く抑えられるため、たとえば従業員数が少ない飲食店や小売店でも勤怠管理システムを始めやすいといえます。

テレワーク向けの
勤怠管理システムの選び方

以上のように、テレワークに従事する人々の労働時間を正確に把握する方法として最も適切なのは、勤怠管理システムだといえます。
ただ、システム開発各社が同様のアプリを提供しており、どれかひとつを選択する決め手に欠けるのも事実です。
テレワークに適した勤怠管理システムを選ぶポイントはどこにあるのでしょう。主なポイントを4つ挙げて、それぞれ解説します。

ポイント1
テレワークに必要な機能を備えているか？

テレワークでは、勤怠管理を行う責任者も含め、各従業員がそれぞれ離れた場所で業務を行うため、お互いに業務の進捗状況を把握したり連携を取ったりするのが難しいという特性があります。そこで、各従業員が従事している業務の進捗状況などを把握するため、工程管理やスケジュール管理機能を備えた勤怠管理システムを選ぶといいでしょう。
また、テレワークをしている従業員に、残業や休暇の申請を書面で提出させるのも現実的ではありません。そこで、各種申請・承認のワークフロー機能も備わっていると便利です。加えて、テレワークでの長時間労働を未然に防止するため、所定の労働時間を超える前に管理者や従業員本人にアラートが通知される機能もおすすめできます。テレワーク従業員の過重労働や怠慢を現実的に防げる機能こそが、従業員の健康管理にとって最も重要だからです。

ポイント2
外部システムと連携できるか？

従業員の勤怠管理のデータは、会社の法令遵守のほか、給与計算や労務管理にも必要となります。もし、各システムの連携が取れていなければ、結局、人事部や経理部の手作業の必要性が増えてしまうため、せっかく導入してもその効果が薄れてしまいます。よって、給与計算システムや人事管理システムなど、外部システムと連携できる勤怠管理システムを選ぶようにしましょう。勤怠管理にかかる手間を従来よりも大幅に削減でき、会社全体の生産性も向上します。

ポイント3
十分なサポートがあるか？

勤怠管理システムを提供しているベンダー企業による十分なサポートが得られるかどうかは重要です。もし、ITシステムに詳しい人材が社内に不足している場合、勤怠管理システムの導入や運用に手間取り、うまく活用できないおそれが生じるからです。現場が自己流で導入した結果、知らず知らずのうちに非効率な使い方をしてしまっている場合があります。
そこで、導入や運用にベンダー企業からの手厚いサポートが受けられるかどうか、サポートの手段や対応日時はどうなっているか、なども前もって確認しておくことが望ましいです。また、企業の法令遵守のため、法改正に合わせたシステムアップデートに、ベンダーがいち早く対応する体制が整っていることも重要です。利用者にとってはアップデート時の手間がかからず、短時間で更新が完了するシステムのほうが助かります。

ポイント4
多様な働き方に対応しているか？

「テレワーク」と言っても、その労働実態は様々です。スタンダードな在宅勤務の他にも、本来のオフィスとは別の場所に会社が副次的な「サテライトオフィス」を設けている場合や、持ち運び可能なノートPCを使って、ネット環境さえあれば場所を問わず従事できる「モバイルワーク」などがありえます。
もし、就業規則や福利厚生にも、テレワークに合わせた独自の内容やルールを設けている場合、勤怠管理システムのカスタマイズをしなければならないこともあります。新たに導入を検討している勤怠管理システムが、そうした多様なテレワーク事情に適応できているかどうか、必要に応じたカスタマイズも可能かどうかを、事前に確認しておきましょう。御社独自の勤務体系や雇用形態にも、柔軟に対応できる勤怠管理システムを選ばなければ、あらゆる従業員の正確な勤怠管理を実現できないおそれがあるからです。

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テレワークの労働実態を
正しく把握できる！

オフィス勤務とは異なり、テレワークに従事しているときは他の人々の目が届きません。その分、会社としては労働の実態を把握しにくく、勤怠管理が困難になるのが現実です。テレワークの従業員も含めて正確に勤務状況を把握するのなら、テレワークに対応した新型の勤怠管理システムの導入が効果的です。外部システムと連携でき、御社の実情に合わせたカスタマイズが可能で、ベンダーのサポートが充実しているものを選びましょう。

テレワークの勤怠管理は難しい！
よくある課題と正確な勤怠管理の方法とは

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テレワークの課題