タイムカードで休憩時間は管理できる？
休憩の定義から管理方法まで解説

休憩時間の考え方とは？

まずは、事業者が押さえておくべき休憩時間の考え方について紹介します。

そもそも休憩時間とは一体何を指すのか、休憩時間を管理する上で何に気をつけなければならないのかについて解説するので、休憩時間の定義が曖昧になっている方は、頭に入れておきましょう。

休憩時間の定義

休憩時間とは、労働者が一時的に労働から開放される時間を意味しており、労働基準法において以下のように定義されています。

• 使用者は、労働時間が六時間を超える場合においては少くとも四十五分、八時間を超える場合においては少くとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。
• 前項の休憩時間は、一斉に与えなければならない。ただし、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定があるときは、この限りでない。
• 使用者は、第一項の休憩時間を自由に利用させなければならない。

引用：労働基準法「第三十四条」

労働時間が6時間を超える場合、従業員は必ず休憩時間を設ける必要があり、休憩時間では労働の縛りから開放し、自由にさせなければなりません。もしこの規則に違反した場合は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられてしまいます。

労働時間が6時間を超えているにもかかわらず、休憩時間を設けていない事業者は、すぐに休憩時間を設けて労働者に一時的な休憩を与えましょう。

休憩時間の3原則

ここでは、先に述べた休憩時間に関する労働基準法の3原則について詳しく解説します。

労働基準法に違反すると、決して軽くはないペナルティを負うことになるので、整理して覚えておきましょう。

休憩は途中付与が原則

休憩時間は労働時間中に与える必要があります。

労働時間前や労働時間後に休憩時間を設けることはできません。たとえば、7時間勤務で45分の休憩時間を設ける場合、4時間労働後に45分休憩をとり、休憩後残りの3時間を労働する流れになります。

なお、労働時間が6時間ちょうどの場合は休憩時間の原則に該当しないため、休憩時間を設けなくても法的には問題ありません。しかし労働内容によっては、休憩時間なしの6時間労働は集中力や体力の低下により、後半にはパフォーマンス力が落ちて業務効率が悪くなる可能性があります。労働時間が6時間でも、休憩時間を設けた方が生産性はアップするでしょう。

休憩は一斉に付与されなければならない

基本的には、従業員は一斉に休憩を取らなければなりません。

しかし、一斉に従業員が休憩を取ると事業が回らない業種もあります。そのため、労働組合や労働者の代表との労使協定がある場合は、休憩時間をずらすことが可能です。

たとえば、コンビニやスーパーでは一斉に労働者は休憩を取ることはできません。労働者が一斉に休憩を取れない場合は、休憩の入り時間を30分ずつずらすなどして、労働時間内に対象の労働者が全員休憩を取れるように対応することが大切です。

休憩時間は自由が与えられている必要がある

休憩時間中は、従業員に自由が与えられている必要があります。

休憩時間内に業務をすることは禁止されているため、人手不足などを理由に業務を強いることはできません。

労働者は休憩時間中に限り自由が許されています。そのため、たとえば8時間労働で1時間休憩を取らなければならない場合、6時間労働後から1時間経過するまでに勤務に戻っていれば、一度帰宅したり30分仮眠をしたりすることなどが可能です。

休憩時間はタイムカードを打刻する必要はある？

タイムカードでの休憩時間の打刻は必須ではありません。

勤怠管理において求められているのは、労働日や始業時間、終業時間の記録です。休憩時間は基本的に労働時間にあわせて定められた時間が設けられていることが多いため、わざわざ毎日記録する必要はないでしょう。

ただし、休憩時間は給料が発生しないため、時給制を設けている場合は休憩時間を記録しておく必要があります。たとえば、小売業で利用客数によって日々の休憩時間を変えているお店は、何時から何時まで休憩を取ったか記録しなければならないでしょう。

勤務時間から休憩時間を差し引いて1日の実労働時間を集計するのも良いですし、1か月トータルの休憩時間を総勤務時間から差し引いても問題ありません。シフト制で労働者の勤務時間が変動する事業は、休憩時間を正確に記録しておきましょう。

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従業員の休憩時間を正しく管理する方法

最後に、従業員の休憩時間を正しく管理する方法を紹介します。

特に時給制の場合は、休憩時間によって給料が変わるので、正確に把握しなければなりません。3つの方法を紹介するので、自分に合った方法で従業員の休憩時間を管理しましょう。

出勤簿やタイムカードで管理する

休憩時間は出勤簿やタイムカードで管理するのが一般的です。

紙ベースの出勤簿やタイムカードに直接休憩時間を記入したり打刻したりすることで、従業員の休憩時間を把握できます。

従業員が少人数であれば、手作業でも簡単に管理できるでしょう。しかし、導入コストがかからないことやシンプルで分かりやすいなどのメリットである一方で、作業者の負担が大きくなることや人的ミスが発生しやすい点はデメリットといえます。

なお、労働基準法に基づきタイムカードは3年～5年保管しなければならないため、書類やタイムカードを保管するためのスペースが必要です。

エクセルで管理する

エクセルを使ってデータで管理するのも有効です。

エクセルで作った表に各従業員の休憩時間に関する項目を記入していくことで、簡単に可視化できます。パソコンとエクセルのソフトさえ入っていれば行えるので、比較的コストはかかりません。また、テンプレートを使えばパソコンが苦手な人でも簡単に管理ができます。

しかし、個々の従業員の休憩時間を入力する手間がかかり、パソコンに不慣れな人は慣れるまで大きな負担がかかるでしょう。さらに、簡単に修正できるので、改ざんなどの不正が起こる可能性もあります。便利な方法ですが、使い方に注意しなければならないため、ある程度専門的な知識は求められるでしょう。

勤怠管理システムで管理する

勤怠管理システムを導入することで、休憩時間を簡単に管理することが可能です。

勤怠管理システムとは、パソコンや専用端末を用いて従業員の勤怠状況を管理するためのシステムで、休憩時間を自動的に記録することができます。

全従業員の労働時間や休憩時間をリアルタイムで可視化できるだけでなく、テレワークなどの特殊な労働形態にも対応可能です。また、休憩時間の集計をする必要がなく、作業の負担を軽減できます。

勤怠管理システムを導入する際には、コストや会社独自のルールに対応できるか確認しましょう。また、全従業員に操作を周知する必要があり、普及までに時間がかかる場合もあることを覚えておくと安心です。

業務の負担を軽減したい方は、勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

自動設定機能がある｜スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカードは、クラウド型の勤怠管理システムで、タイムカード機能により休憩時間を管理することができます。利用店舗が10万店を超えており、アプリで打刻ができるので、従業員にも普及させやすい点が魅力です。

また、クラウドシステムによりアップデートが自動なので、法改正が行われても瞬時に対応することができます。タイムカード機能だけでなく、シフト管理や労務アラートなど事業を営むのに便利な機能が豊富なので、業務を一つのシステムにまとめたい方におすすめです。

60日間無料で利用できるため、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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ジョブカン勤怠管理は、勤怠管理システムの中でも特に評価が高いシステムで、シンプルで簡単な操作性が特徴です。勤怠管理に必要な機能が全て揃っており、必要な機能だけを契約することもできます。

また、電話やメール、チャットなどのサポート体制が整っており、有料ですが初期設定代行サポートを受けられるので、サポート体制を重視したい方にもおすすめです。

必要最小限の機能にとどめる代わりにコストを削減したい方や、充実したサポート体制を求める方に適した勤怠管理システムといえるでしょう。