労働時間の基本を押さえよう！
法律上の定義や上限、管理する
方法なども解説

労働時間は、就業開始時刻～終業時刻の間にある休憩時間を差し引いて計算します。たとえば、所定労働時間が8時間（始業8時、終業17時、休憩1時間）のケースで19時まで残業した場合を考えてみましょう。「11時間（8～19時までの勤務時間）－1時間（休憩時間）」で計算するので、労働時間は10時間です。このうち、所定労働時間8時間は割増賃金が発生しません。しかし、17～19時までの2時間分は法定外労働時間になるため、25％の割増賃金（残業代）を支払う必要があります。

所定労働時間が8時間未満のケースについても計算してみましょう。たとえば、所定労働時間が7時間（始業8時、終業16時、休憩1時間）とします。19時まで残業した場合、「11時間（8～19時までの勤務時間）－1時間（休憩時間）」となり、労働時間は10時間です。ただ、所定労働時間としては16～17時の1時間がはみ出していますが、法定労働時間は1日8時間であり、はみ出している1時間分については割増賃金が発生しません。17～19時までの2時間のみが法定外労働時間として割増賃金の対象になります。従業員から請求があった場合も、この点についてきちんと説明しましょう。

労働時間の管理方法として、代表的なものがタイムカードです。タイムカードは勤怠の打刻が手軽で、自動集計できるので手間もかかりません。Excelでの出勤管理表を用意し、従業員が自分で出退勤と休憩時間を入力する方法も一般的であり、自動集計も可能です。ただし、リアルタイムで勤怠状況の集計ができないため、いざ集計をすると残業時間が上限を超えていたケースもあります。

タイムカードは客観的に労働時間を把握できますが、Excelについては完全に自己申告制であるため、細かな条件が設けられているので注意が必要です。厚生労働省の自己申告制に関するガイドラインでは、たとえば、従業員と労働時間の管理者に対して、正確に労働時間を申告する、あるいはさせることについて説明を十分する、申告された労働時間と実態について定期的に調査するなどがルールとなっています。

そういった状況にならないためには、導入に費用がかかるものの、勤怠管理システムを活用するのがおすすめです。勤怠管理システムは残業時間もリアルタイムで把握できるので労働時間の超過防止がしやすく、上限を超えそうになるとアラートを出す機能付きのものもあります。